Le budget prévisionnel de la copropriété
Le budget de la copropriété est défini chaque année lors de l’assemblée générale. Il tient compte des prévisions des différentes dépenses nécessaires pour administrer la copropriété et maintenir ses équipements. Le budget prévisionnel comprend aussi bien les charges générales que les charges spéciales.
Le budget prévisionnel annuel regroupe ainsi l’ensemble des charges courantes constituées par :
- les dépenses d’administration, telles que honoraires du syndic, salaires du personnel, primes d'assurance ;
- les dépenses de fonctionnement parmi lesquelles contrats de gaz, électricité, eau,;
- les travaux de maintenance des parties communes et des équipements l'immeuble, par exemple changement d’une porte cassée ou contrat d'entretien de la chaufferie.
Le budget prévisionnel est établi sur une période de douze mois, qui ne correspond pas forcément à l’année civile. Selon l’article 14-1 de la loi du 10 juillet 1965 :
« L'assemblée générale des copropriétaires appelée à voter le budget prévisionnel est réunie dans un délai de six mois à compter du dernier jour de l'exercice comptable précédent. ».
En fonction du budget voté, le syndic procède aux appels de charge correspondants.
Les provisions ou appels de charge
Les appels de charge sont calculés en fonction du budget prévisionnel voté en assemblée générale.
Ils doivent permettre de faire face aux dépenses de la copropriété en permettant au syndic de régler les factures liées à l’administration, le fonctionnement et le maintien en état de la copropriété.
Une périodicité pas forcément trimestrielle
Les appels de charge prennent le plus souvent la forme de provisions trimestrielles mais l’assemblée générale est libre de décider d’une périodicité différente si elle le souhaite : mensuelle ou semestrielle.
La périodicité semestrielle peut être problématique et engendrée des difficultés de paiement. Elle doit être réservée aux petites copropriétés pour lesquelles les charges sont peu élevées. La périodicité mensuelle peut à l’inverse être contraignante et engendrée trop de formalités administratives. C’est pourquoi la périodicité trimestrielle reste la plus fréquente.
Toute modification de la périodicité doit par la suite être décidée en assemblée générale.
Quel montant ?
Si la modalité d’appel de fond retenue est trimestrielle, chaque appel de charge correspond au budget prévisionnel divisé par quatre. Si l’appel de fond est semestriel, le budget prévisionnel est simplement divisé par deux ; s’il est mensuel, il est divisé par douze.
Chaque copropriétaire reçoit alors un appel de charge calculé en fonction du règlement de copropriété et du nombre de tantièmes qu’il détient pour ce qui concerne les charges générales. Pour les charges spéciales constituées par certains services collectifs ou équipements communs qui ne bénéficient pas à tous les copropriétaires de la même façon, il est également tenu compte du critère d’utilité et de la possibilité pour les copropriétaires d'utiliser ces services ou équipements.
Exigibilité des charges et non paiement
Selon l’article 14-1 de la loi du 10 juillet 1965, « La provision est exigible le premier jour de chaque trimestre ou le premier jour de la période fixée par l'assemblée générale. »
En effet depuis la loi SRU du 13 décembre 2000, les appels de charge ne peuvent être effectués par le syndic qu’à terme à échoir, c’est à dire pour les périodes à venir, et non à terme échu, c’est à dire pour la période passée.
En cas de non-paiement 30 jours après une mise en demeure envoyée par le syndic, le copropriétaire peut se voir réclamer la totalité des provisions de l’année. Le syndic peut alors saisir le TGI pour obtenir ce paiement.
Contestation des charges
Le montant des charges peut être contesté devant le Tribunal de Grande Instance par tout copropriétaire qui constaterait que leur montant est supérieur de plus d’un quart à ce qu’il aurait dû être ou s’il constate que les charges d’un autre copropriétaire sont inférieures de plus de 25% à ce qu’elles auraient dû être.
Si la contestation porte sur le mode de répartition des charges, il est alors nécessaire de faire procéder à une modification du règlement de copropriété, ce qui nécessite un vote à l’unanimité des copropriétaires.
La régularisation annuelle
En fin d’année, une régularisation est effectuée. Elle intervient dès lors que l’exercice comptable est terminé et que les comptes sont clôturés.
Le syndic procède à la régularisation en faisant la différence entre les charges réellement payées et les provisions versées. Deux cas de figures peuvent se présenter : le dépassement ou le non dépassement du budget prévisionnel.
- En cas de dépassement :
Si la différence entre les dépenses et les provisions encaissées est supérieure à 0, alors le budget a été dépassé et il y a un déficit. Afin que les comptes de la copropriété soient équilibrés, une régularisation doit être votée en assemblée générale.
Après ce vote, le syndic envoie alors à chaque copropriétaire un appel de charge de régularisation.
- En cas de non dépassement :
Si la différence entre les dépenses et les provisions est inférieure à 0, c’est que les dépenses ont été inférieures au budget. Dans ce cas les copropriétaires ayant versé trop de provisions, le trop-perçu leur est, soit restitué, soit affecté aux dépenses de la nouvelle année.
Dépenses hors budget prévisionnel
Depuis le 1er janvier 2002, le budget prévisionnel ne peut inclure les travaux exceptionnels, qui doivent alors faire l’objet d‘appel de charges distincts votés en assemblée générale qui détermine également l’échéancier de paiement.
SOLUTIONS RECOMMANDÉES
Les avances de trésorerie
En plus des provisions trimestrielles hors ou dans le budget prévisionnel, différentes avances peuvent être demandées aux copropriétaires :
- Les avances pour provisions spéciales, qui concernent les travaux encore non votés ou ceux qui pourraient être nécessaires dans les 3 ans. Ces avances ne sont pas obligatoires et doivent être votées par l’assemblée générale ;
- Les avances constituant la réserve pour faire face à un imprévu, non obligatoires, elles doivent être votées en AG et ne doit pas dépasser 1/6e du budget prévisionnel.
- Les avances pour le financement du plan pluriannuel de travaux : facultatives, ces avances vont être remplacées par le fonds travaux qui lui devient obligatoire à partir de 2017, pour faciliter le financement de travaux ; son montant ne peut être inférieur à 5% du budget prévisionnel. En revanche, il ne s’agit plus d’avance mais de provision dont les montants ne sont pas remboursables.
