Cette assemblée générale annuelle obligatoire est apparentée à l’assemblée générale « ordinaire » que connaissent les sociétés ou les associations.
Cependant l’’assemblée générale des copropriétaires peut également se réunir à d’autres occasions dès qu’il est besoin de prendre une décision pour la copropriété. C’est ce qu’on appelle communément les assemblées générales extraordinaires, toujours en référence au mode de fonctionnement associatif ou des sociétés, même si le terme n’existe pas en réalité dans la terminologie de la copropriété.
Quels motifs ?
La convocation de l’assemblée générale « extraordinaire » des copropriétaires répond aux besoins de prise de décision urgente ou n’ayant pas été traitée lors de l’AG annuelle, par exemple :
- pour des travaux urgents ou des travaux de rénovation,
- pour un problème dans les parties communes,
- parce que le syndic a besoin de consulter l’ensemble des copropriétaires,
- parce qu’un des copropriétaires a besoin de consulter l’ensemble de la copropriété,
- etc.
Qui peut la convoquer ?
Selon l’article 7 du décret d’application de la loi du 10 juillet 1965, l’Assemblée Générale des copropriétaires est convoquée par le Syndic :
- à sa propre initiative, à chaque fois qu’il le juge utile pour administrer l’immeuble,
- à la demande du Conseil Syndical,
- à la demande d'un ou de plusieurs copropriétaires représentant 25% des voix de tous les copropriétaires ou moins si le règlement de copropriété le prévoit, à tout moment.
Quand elle est convoquée à l’initiative du conseil syndical ou des copropriétaires, ces derniers doivent envoyer leur demande au syndic par lettre recommandée avec accusé de réception.
Si le syndic n’envoie pas les convocations ou s’il tarde à le faire, il est possible de lui adresser une mise en demeure selon laquelle il disposera de 8 jours pour exécuter son obligation.
A défaut, le Président du conseil syndical peut alors convoquer l’assemblée générale.
S’il n’existe pas de conseil syndical ou si son président n’a pas été nommé ou s’il n’utilise pas son droit à convoquer l’assemblée générale, tout copropriétaire peut alors le faire, selon les conditions de l’article 50 du décret du 15 février 1995 :
« Dans l'hypothèse prévue à l'article 8 (3e alinéa) ci-dessus, le président du tribunal de grande instance, statuant en matière de référé, peut, à la requête de tout copropriétaire, habiliter un copropriétaire ou un mandataire de justice à l'effet de convoquer l'assemblée générale. Dans ce cas, il peut charger ce mandataire de présider l'assemblée.
Une mise en demeure, restée infructueuse pendant plus de huit jours faite au syndic et, le cas échéant, au président du conseil syndical doit précéder l'assignation à peine d'irrecevabilité. Celle-ci est délivrée au syndic et, le cas échéant, au président du conseil syndical. »
Comment convoquer une Assemblée Générale Extraordinaire ?
Les convocations à l’Assemblée Générale « extraordinaire » suivent le même schéma que les convocations à l’assemblée générale annuelle et doivent être remises à tous les copropriétaires au moins 21 jours avant la date à laquelle il est prévu qu’elle se déroule.
La convocation peut être :
- remise en main propre contre signature ;
- remise à un mandataire contre récépissé ;
- envoyée en courrier recommandé avec accusé réception ; dans ce cas, le délai court à partir du lendemain de la première présentation de la lettre recommandée au domicile du copropriétaire ;
- envoyée par télécopie, le délai partant le lendemain de la réception de la télécopie.
En cas de non respect de ces modalités de convocation de l’Assemblée Générale, les votes réalisés durant celle-ci pourront être invalidés.
C’est ce qui résulte de l’article 13 du décret du du 17 mars 1967 :
« L'assemblée générale ne prend de décision valide que sur les questions inscrites à l'ordre du jour et dans la mesure où les notifications ont été faites conformément aux dispositions des articles 9 à 11-I. »
Le contenu de la convocation
Comme pour l’assemblée générale annuelle, la convocation à l’Assemblée Générale Extraordinaire doit comporter un certain nombre d’éléments obligatoire :
- les lieu, date et heure de l’Assemblée Générale,
- l’ordre du jour et les résolutions à prendre,
- les documents et informations nécessaires pour chaque résolution en annexe : l’article 11 du décret du 17 mars 1967 fixe une liste des documents à joindre en fonction des décisions à prendre, par exemple des devis et les conditions essentielles du contrat pour un vote concernant des travaux :
« 3° Les conditions essentielles du contrat ou, en cas d'appel à la concurrence, des contrats proposés, lorsque l'assemblée est appelée à approuver un contrat, un devis ou un marché, notamment pour la réalisation de travaux ainsi que les conditions générales et particulières du projet de contrat et la proposition d'engagement de caution mentionné au deuxième alinéa de l'article 26-7 de la loi du 10 juillet 1965 lorsque le contrat proposé a pour objet la souscription d'un prêt bancaire au nom du syndicat dans les conditions prévues à l'article 26-4 de cette loi ; »
A défaut de notification de ces documents en même temps que l’ordre du jour, les décisions prises lors de l’Assemblée Générale ne sont pas valides.
SOLUTIONS RECOMMANDÉES
Déroulement de l’AG extraordinaire
Les règles de vote et de majorité ne sont pas liées au caractère exceptionnel de l’assemblée.
Elles dépendent simplement de la nature des résolutions à adopter et des décisions à prendre.
En fonction de cette nature, elles seront donc prises soit à la majorité simple de l’article 24, soit à la majorité absolue de l’article 25, soit à la double majorité de l’article 26, voire à l’unanimité.
