Exemple de décompte des charges de copropriété

Les charges de copropriété, qu’est-ce que c’est ?

Il s’agit aussi bien de la consommation de chauffage, si elle n’a pas encore été individualisée (obligatoire, au plus tard, avant 2019 sauf exceptions), que des charges de téléphone pour l’ascenseur ou encore du nettoyage des parties communes et des éventuels travaux indispensables à l’entretien de l’immeuble.

La répartition des charges entre les copropriétaires

Dans une copropriété, ces charges sont collectives et sont réparties en fonction des tantièmes des quotes-parts de chaque copropriétaire. Cependant, tous les copropriétaires ne participent pas forcément à toutes les charges.

Ainsi, les charges générales sont payées par tous, il s’agit notamment des frais d’administration, mais aussi l’entretien et la conservation de l’immeuble.

Ce sont ensuite les charges spéciales dont peuvent être exempts certains d’entre eux. C’est-à-dire, par exemple, certains services collectifs comme le service de nettoyage, de gardiennage, de sécurité, etc., ou l’installation de certains équipements communs. Dans ce cas-là, les habitants du rez-de-chaussée n’ayant pas l’utilité de l’ascenseur, par exemple, n’auront pas à en payer les frais puisqu’ils n’en auront pas l’utilité.

Le vote des charges en assemblée générale

Un budget prévisionnel est voté tous les ans pour prévoir et répartir les frais concernant le fonctionnement, l’administration et le maintien de l’état des parties communes et des équipements communs. Ce budget prévisionnel comprend aussi bien les charges générales que les charges spéciales.

Les dépenses exceptionnelles, non prévues dans le budget prévisionnel, sont également mises au vote. Il peut s’agir de travaux, d’études techniques, etc.

Le paiement des charges par les copropriétaires

Pour payer les charges de la copropriété, les copropriétaires versent des provisions correspondant au budget prévisionnel voté au syndic de la copropriété qui s’occupe ensuite de payer les différentes charges. Celles-ci sont versées en 4 fois au 1er jour de chaque trimestre (ou de manière mensuelle ou à toute autre date fixée lors d’une assemblée générale).

Quant aux dépenses exceptionnelles hors budget prévisionnel, les modalités sont précisées lors du vote en AG.

Lettre de rappel envoyée par le syndic

Le 1er jour de chaque trimestre est la date d’échéance avant laquelle le syndic de la copropriété doit envoyer une lettre rappelant le montant de la provision à tous les copropriétaires. Une simple lettre, ou un simple mail, suffit dans ce cas-là.

 Télécharger un modèle de lettre gratuitement

Le document des charges de copropriété

Le décompte des charges de copropriété est un document qui permet à l’ensemble des copropriétaires d’accéder aux détails des dépenses de la copropriété en termes de charges communes, à leur répartition et à la somme dont ils doivent encore s’acquitter (ou le trop-perçu si les provisions avancées sont trop élevées).

Demande de décompte des charges de copropriété par le copropriétaire

Dans le cas où le syndic de la copropriété omet de vous communiquer le décompte des charges de copropriété, il vous est possible d’en faire la demande. En effet, ce document est impératif pour régulariser la situation. Il en va de même si vous estimez que ce document n’est pas assez complet pour que vous puissiez vérifier et comprendre les montants que vous avez payés. Dans ce cas-là, le copropriétaire peut adresser une lettre au syndic de la copropriété pour demander les justificatifs correspondants, il s’agit d’une pièce annexe que l’on aborde dans le dernier point de cet article.

La contestation des charges

La répartition des charges peut être contestée devant le tribunal de grande instance lorsqu’un copropriétaire se rend compte que sa part ne correspond pas à ce qu’il devrait payer. Si le juge considère la plainte comme valable, c’est lui qui fixera la nouvelle répartition des charges. Cette modification ne sera prise en compte que pour les prochains versements.

Attention, cette contestation ne peut être réalisée que dans certains délais fixés par la loi.

La modification de la répartition des charges

Si l’un des copropriétaires a une contestation à faire quant à la répartition des charges suite à l’étude de sa feuille de décompte de charges de copropriété, cela pourra être fait lors d’une assemblée générale. Un vote validera ensuite ou non la nouvelle répartition suite à un vote à l’unanimité des copropriétaires.

 Télécharger un modèle de lettre gratuitement

Document annexe : le détail annuel des charges de copropriété

Un détail annuel des charges de copropriété pourra être joint à ce modèle de décompte des charges de copropriété. Il se composera d’un libellé de toutes les dépenses et de leurs montants HT, TVA et TTC. Il s’agit tout autant de la facture Télécom pour l’ascenseur que de sa facture EDF, etc.

Il en sera ainsi pour tous les intitulés de charges présentes dans le décompte des charges de copropriété. Ce deuxième document viendra compléter celui présent sur cette page pour que le copropriétaire puisse comprendre exactement ce qu’il a payé.

Dans ce deuxième document, il sera notamment précisé, en face de chaque dépense, quelles charges peuvent être, ou non, récupérées auprès du locataire du logement.

Le locataire peut-il en faire la demande ?

Dans le cas du locataire, il n’appartient pas au syndic de lui confier ces documents. En effet, si le locataire lui en fait la demande, le syndic n’a en aucun cas une obligation légale de les lui fournir, puisque dans le cas du locataire cette responsabilité appartient au propriétaire du logement.

C’est donc à ce dernier de contacter le syndic pour que les documents soient mis à la disposition du locataire s’il en fait la demande.

Modèle de décompte des charges de copropriété

Nom et prénom

Mention “Syndic de la copropriété”

Adresse

Téléphone

Mail

Nom et prénom du copropriétaire

Adresse

Récapitulatif annuel individuel des charges de copropriété

Concernant Monsieur / Madame … (précisez nom et prénom du copropriétaire concerné),

propriétaire du (ou des) … (précisez la liste des lots lui appartenant).

Rapport concernant l’année … (précisez l’année)

à compter du … / … / … jusqu’au … / … / … (précisez les dates de début et de fin de ce récapitulatif).

La régularisation du paiement* des charges de l’année … (précisez) se fera de la manière suivante :

(selon le cas, choisir une des deux mentions suivantes :)

• Le total restant dû non versé lors de l’année … (précisez) sera ajouté au premier paiement des charges de l’année suivante, soit en … (précisez), qui devra être effectué avant le … / … / … (précisez la date).
• Le total du trop-perçu versé sur l’année … (précisez) sera soustrait au premier paiement des charges de l’année suivante, soit en … (précisez), qui devra être effectué avant le … / … / … (précisez la date).

Fait à … (précisez le lieu)

Le … / … / … (précisez la date)

Le syndic de copropriété

(signature)

*En cas de retard de régularisation du paiement des charges, le copropriétaire doit savoir qu’il s’expose à d’éventuelles sanctions présentes dans le règlement de la copropriété votée, comme l’indique la loi, au cours d’une assemblée générale des copropriétaires.