De nouvelles règles comptables depuis 2007
Issues du décret du 14 mars 2005, les nouvelles règles comptables pour les copropriétés bâties sont entrées en vigueur le 1er janvier 2007 et ont été incorporées à l’article 14-3 de la loi du 10 juillet 1965 relative aux statuts de la copropriété des immeubles bâtis. Le législateur s’est largement inspiré des règles de la comptabilité pratiquées dans les entreprises pour élaborer les règles comptables selon lesquelles les copropriétés doivent être gérées.
A quoi servent les nouvelles règles comptables dans la gestion des copropriétés ?
Suite à la réforme intervenue en 2007, la comptabilité des copropriétés ne s’apparente plus à une simple comptabilité à double colonne débit et crédit telle que peuvent la pratiquer les ménages, mais à une véritable comptabilité en double partie basée sur des règles précises, qui permettent d’obtenir une image plus fidèle et plus juste de la situation financière de la copropriété. L’ensemble des documents comptables doit par ailleurs être accessible aux copropriétaires pour davantage de transparence.
A qui s’appliquent ces règles ?
Toutes les copropriétés sont concernées par ces règles et doivent les appliquer à l’exception toutefois des petites copropriétés de moins de 10 lots dont le budget prévisionnel ne dépasse pas 15 000 euros. Cette exception est formalisée à l’article 14-3 de la loi du 10 juillet 1965 : « Toutefois, un syndicat comportant moins de dix lots à usage de logements, de bureaux ou de commerces, dont le budget prévisionnel moyen sur une période de trois exercices consécutifs est inférieur à 15 000 Euros, n'est pas tenu à une comptabilité en partie double ; ses engagements peuvent être constatés en fin d'exercice ».
La comptabilité du syndic n’est, elle, pas soumise aux nouvelles règles fixées pour les syndicats de copropriétaires. Y échappent également celles des unions de syndicats et des associations syndicales de copropriétaires, qui peuvent toutefois décider de s’y conformer si elles le souhaitent.
Les principes de la comptabilité des copropriétés
La comptabilité que doit tenir le syndic pour le syndicat des copropriétaires repose sur de grands principes fondamentaux :
Une comptabilité d’engagement
La reforme a entrainé le passage d’une comptabilité de trésorerie à une comptabilité d’engagement. Cela signifie que les charges sont prises en comptes dès leur « engagement », c’est à dire dès la décision ou l’acte qui leur donne naissance juridiquement.
Alors que la comptabilité de trésorerie ne comptabilise les dépenses que lorsqu’elles sont payées, la comptabilité d’engagement les prend en compte sans attendre leur règlement.
C’est ce que précise l’article 14-3 de la loi du 10 juillet 1965 modifiée par la loi du 13 juillet 2006 : « les charges et les produits du syndicat, prévus au plan comptable, sont enregistrés dès leur engagement juridique par le syndic, indépendamment de leur règlement. L’engagement est soldé par le règlement ».
Cette approche permet d’obtenir dès la clôture de l’exercice une photographie plus juste et plus réaliste de la situation financière exacte de la copropriété.
Une comptabilité en partie double
La comptabilité des copropriétés fonctionne selon le principe de la partie double selon lequel à chaque emploi correspond une ressource.
Une nomenclature de compte
La saisie des écritures nécessite l’utilisation d’une nomenclature précise des comptes, c’est à dire une classification précise et ordonnée. Cette nomenclature ressemble beaucoup à la classification du plan comptable général utilisé pour la comptabilité des entreprises.
L’arrêté́ du 14 mars 2005 relatif aux comptes du syndicat des copropriétaires en donne la liste regroupée par classe :
- les comptes de la classe 1, correspondent aux provisions, avances, subventions et emprunts ;
- il n’y a pas de comptes de classe 2 (immobilisations) ni de classe 3 (stocks) dans la comptabilité d’une copropriété ;
- les comptes de la classe 4 sont ceux des copropriétaires et des tiers ;
- les compte de la classe 5 correspondent aux comptes financiers : comptes bancaires, comptes de placement, éventuellement caisse (espèces) ;
- les comptes de la classe 6, correspondent aux comptes de charges, c’est à dire les dépenses d’entretien, de réparation, les travaux etc. ;
- les comptes de la classe 7 sont les comptes de produits, c’est à dire les différentes ressources financières du syndicat des copropriétaires parmi lesquelles subventions, produits financiers et appels de fond.
Les documents de comptabilité
Trois documents principaux constituent la clé de voûte de la comptabilité et doivent être tenus à jour :
- Le journal « général » qui regroupe toutes les écritures comptables enregistrées de manière chronologique. Il est parfois complété de « journaux auxiliaires » (achats, liste des copropriétaires...).
- Le grand-livre qui reprend toutes les écritures de l'exercice mais compte par compte, puis au sein de chaque compte de façon chronologique ;
- La balance, qui est le document qui présente les soldes des comptes en fin d’exercice.
Etats de synthèse et approbation des comptes
Ces documents de comptabilité (journal, grand-livre et balance) permettent d’établir les « tableaux de synthèse » que le syndic présente annuellement à la clôture de l’exercice à l’assemblée générale pour que soit votée l’approbation des comptes. Ils doivent à ce titre être joints à la convocation.
SOLUTIONS RECOMMANDÉES
Vérification de la comptabilité
Le conseil syndical a pour mission de contrôler la comptabilité tenue par le syndic. Pour cela, tous les documents de la copropriété lui sont accessibles.
Toutefois, tout copropriétaire peut également une fois par an effectuer lui-même des vérifications en se rendant chez le syndic.
Quelques indices peuvent indiquer que la comptabilité n’est pas correctement tenue :
- Des factures sont mal classées ;
- Le grand-livre ou la balance ne sont pas équilibrés, signe d’une probable erreur d'écriture ;
- Le solde du compte banque ne coïncide pas avec le solde du compte bancaire – même en comptabilisant les chèques remis en banque et non encore crédités et les chèques émis mais non encore débités ;
- Les charges sont comptabilisées aux dates de règlement et non à la date de la facture comme le principe de l’engagement l’exige ;
- La répartition des comptes d’attente n’est pas faite chaque année.
- Etc.
