Les contrats de copropriété
Au nom des copropriétaires, le syndic de copropriété est amené à signer un certain nombre de contrats avec des prestataires extérieurs pour l’entretien de l’ascenseur, de la chaufferie, mais aussi avec des fournisseurs de gaz et d’électricité, etc. Chaque année, ces contrats sont reconduits, moyennant, parfois une augmentation. Si le syndic de copropriété ne surveille pas avec assiduité ces contrats, il peut ne pas pouvoir empêcher l’augmentation des charges de copropriété pour l’année à venir :
- les contrats relatifs au paiement de l'eau chaude consommée ;
- le contrat de chauffage ;
- le contrat du gardien où du concierge ;
- le contrat des agents d'entretien des parties communes ;
- le contrat de l’ascensoriste pour l'entretien des ascenseurs ;
- le contrat d’entretien des espaces verts ;
- le contrat d'entretien des VMC, etc.
Le contrat d’entretien d’ascenseur
Pour les ascenseurs de l’immeuble, la copropriété peut signer deux types de contrats. Il s’agit :
- d’un contrat d’entretien normal ;
- ou d’un contrat d’entretien complet.
Ces deux types de contrats n’offrent pas droit au même type de prestations.
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Type de contrat |
Type d’intervention |
Périodicité |
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Contrat d'entretien normal |
Nettoyage de la cuvette placée au-dessus de la machinerie et de la cabine de l’ascenseur |
annuelle |
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Remplacement ou réparation de différentes pièces (mécanisme d’ouverture des portes, seuil de sécurité, coulisseaux de cabine, fusibles, cellule photoélectrique, etc.) |
annuelle |
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Vérification des parachutes |
annuelle |
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Examen des câbles |
semestrielle |
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Nettoyage, entretien et graissage |
hebdomadaire |
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Dépannage |
selon les besoins |
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Contrat d'entretien complet |
Prestations identiques aux précédentes, auxquelles s’ajoutent les suivantes |
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Remplacement ou réparation de différentes pièces (régulateur de vitesse, parachute de sécurité, armoire de commande, câble de commande du régulateur de vitesse, roulements du moteur, freins, etc.) |
annuelle |
Le contrat d’entretien de l’ascenseur auprès d’un ascensoriste est obligatoire pour des raisons de sécurité. Toutefois, selon l’ancienneté du matériel, il vous sera possible de souscrire à différents types de contrats. Ainsi, le contrat d’entretien normal est conseillé pour des ascenseurs neufs de moins de 10 ans, alors que le contrat d’entretien complet sera à préférer pour des appareils de plus de 10 ans.
En effet, plus l’ascenseur est récent, plus le risque de panne est peu élevé.
Les contrats d’assurances
Une solution s’offre aux copropriétaires d’un immeuble pour faire des économies sur les différentes assurances auxquels ils souscrivent. En effet, un regroupement de personnes souhaitant signer auprès de la même assurance peut parfois bénéficier d’un tarif préférentiel. Ainsi, le syndic de copropriété, dans certains cas, peut négocier des contrats d’assurance à des prix préférentiels pour l’ensemble des résidents et/ou copropriétaires de l’immeuble.
Le contrat d’entretien de la chaufferie
Les contrats d'entretien sont généralement signés lors de l’installation du matériel. Or, lorsque le contrat d’entretien de la chaufferie date de la construction de l'immeuble sans qu'aucune révision n'ait été effectué, son tarif est surestimé.
Ainsi pour un immeuble de 30 ans, il est estimé qu’une révision permet d'obtenir aujourd'hui une réduction de 40 % sur l'entretien de la chaufferie pour atteindre les prix actuels du marché pour un contrat vieux de 30 ans.
Selon le type de contrat signé, peuvent être compris :
- la fourniture du combustible ;
- l’entretien courant de la chaufferie ;
- un engagement de la part du prestataire à l’obtention de la température souhaitée dans les logements et à l’acheminement en eau chaude nécessaire ;
- les grosses réparations nécessaires au bon fonctionnement de la chaufferie.
Soyez vigilants avec les contrats prévoyant les grosses réparations. En effet, ils incluent rarement toutes les réparations et un engagement à longue durée est généralement nécessaire.
Le contrat d’électricité
Le syndic de copropriété doit vérifier la puissance dont la copropriété a réellement besoin en électricité en étudiant la consommation réelle de l’immeuble. En effet, il est possible que le contrat d’électricité de la copropriété ait été surévalué à la signature. Baisser la puissance de la souscription de l’abonnement annuel permet de faire baisser les charges des copropriétaires afin de ne payer que pour ce qui est réellement nécessaire à la copropriété.
Il est possible de changer de fournisseur pour disposer d’offres plus vertes (Enercoop) ou avantageuses financièrement.
Le contrat de gaz
Pour le gaz, le principe est le même que pour le contrat d’électricité, il faut évaluer la consommation réelle de la copropriété afin de savoir quels sont les besoins réels et vérifier que vous bénéficiez effectivement du bon tarif. N’hésitez pas à étudier également l’intérêt de la copropriété à changer d’énergie.
Faire baisser les charges de copropriété
La renégociation des contrats de copropriété peut normalement prendre place à la date anniversaire de chaque contrat. Il est important de surveiller les augmentations annuelles souvent opérées pour éviter les mauvaises surprises.
L'analyse des contrats permet :
- D'identifier tout manquement de la part du prestataire, du fournisseur ou de l'assurance. Cela est une raison suffisante pour déclencher la renégociation du contrat, indépendamment de la date d'échéance. Selon l'importance du manquement, cela représente parfois un motif de résiliation anticipée du contrat.
- De vérifier de la nécessité du contrat et de son utilité (possibilité d'ôter des services superflus).
- De repérer les défauts du contrat.
Afin d’évaluer la justesse des tarifs payés, il est notamment conseillé de prendre en compte la périodicité réelle des interventions pour évaluer les besoins réels de la copropriété.
Surveiller les augmentations annuelles
La révision des prix des contrats de copropriété ne doit pas être faite de manière abusive par les prestataires et les assurances. Sachez qu’une augmentation trop importante peut être considérée comme illicite par la loi. De plus, si le syndic de copropriété ne surveille pas de telles évolutions, les charges de la copropriété peuvent augmenter de manière exponentielle en quelques années.
Afin de suivre les évolutions réelles des prix, il est notamment possible de consulter notre guide : Le contrat d'entretien de l'ascenseur pour connaître le prix de la prestation d’un ascensoriste actuellement. Le contrat d’assurance de la copropriété est un guide qui pourra vous aider dans le choix de votre assurance de copropriété :
- le contrat d’assurance de la copropriété (pour les dommages de l’immeuble et la responsabilité civile de la copropriété.) ;
- la garantie de protection juridique ;
- l'assurance dommages-ouvrages ;
- l’assurance concernant les pertes indirectes, etc.
Négocier ou renégocier les contrats
Avant de signer un contrat au nom des copropriétaires, le syndic de copropriété doit négocier le contrat. Après quelques années, il devra probablement le renégocier afin de s’assurer que la vie du contrat évolue à la même vitesse que le secteur concerné. Il peut être bon de faire jouer la concurrence afin de bénéficier d’un contrat au prix souhaité et aux clauses avantageuses.
Remettre en cause le contrat du syndic de copropriété
Le syndic de copropriété ne fait pas exception aux contrats devant être renégociés. En effet, s’il s’agit d’un syndic professionnel et non pas d’un syndic bénévole, il coûte aux copropriétaires. Si sa prestation est efficace, cela ne pose pas de problème. Mais lorsque les copropriétaires estiment qu’il ne remplit pas la globalité de ses missions, ils ne doivent pas hésiter à renégocier le contrat du syndic de copropriété ou à en changer.
Concernant la renégociation des contrats de copropriété, qu’un syndic de copropriété bénéficiant du certificat de qualification "qualité-syndic" a signé un cahier des charges auprès de Qualité-France, qui lui incombe notamment de mettre en concurrence les prestataires et fournisseurs intervenant au sein de la copropriété tous les 5 ans au moins.
Les consultants spécialisés en réduction des coûts
Si le syndic de copropriété n’est pas à l’aise dans ce genre de tâches, il peut très bien la confier à un courtier en assurance, par exemple, pour tout ce qui concerne les assurances de l'immeuble. D’autres entreprises sont également spécialisées dans la baisse des charges en copropriété de manière plus général. On parle alors du métier d'expert en réduction de coûts.
Contrat d’entretien de l’ascenseur, différents contrats d’assurances de l’immeuble, contrat d’entretien de la chaufferie, choix du fournisseur d’électricité, choix du syndic de copropriété, changement d’énergie, de nombreux éléments de la copropriété peuvent être confiées à un tiers. Des entreprises proposent actuellement ce type de services aux copropriétés. Un consultant spécialisé analyse alors pour vous différents contrats et vous prodiguent des conseils personnalisés dont le but est de vous guider au mieux dans la renégociation des contrats de copropriété.
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Les avantages de l'expert en réduction de coûts |
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Conseils personnalisés Comparatifs clairs et précis Accompagnement adapté aux besoins de la copropriété |
Le syndic de copropriété, ou gestionnaire de copropriété peut ainsi se faire accompagner par un expert de l’énergie pour choisir le fournisseur d’énergie dont les caractéristiques convient aux besoins et au budget de la copropriété. De plus, l’expert saura vous aider à ne rien oublier, puisque pour renégocier des contrats de copropriété, les éléments suivants doivent être pris en compte :
- les délais de résiliation des différents contrats ;
- les délais de souscription des contrats ;
- le contact des différents fournisseurs potentiels ;
- l’analyse des offres avant que leur validité ne cesse ;
- les calculs budgétaires annuels permettant de comparer les offres, etc.
Autant de tâches que le consultant spécialisé pourra gérer ou pour lesquelles il pourra accompagner le syndic de copropriété.
L'expert en réduction des charges peut être contacté :
- par le syndic de copropriété ;
- ou par les conseillers syndicaux.
L'expert en réduction des charges peut réaliser différents types de mission :
- uniquement déterminer les contrats ou les points des contrats sur lesquels les copropriétaires peuvent faire des économies ;
- ou avoir un rôle plus important qui consiste à aider les copropriétaires dans leur choix d'un prestataire, d’un fournisseur ou d'une assurance. Il pourra aller jusqu'à vous aider dans la négociation des contrats.
Faire jouer la concurrence
Pour pouvoir faire jouer la concurrence, il est nécessaire de demander des devis à différents prestataires, fournisseurs et assurances. Libre à vous de présenter ces devis à vos propres fournisseurs, prestataires et assurances pour leur demander d'améliorer votre contrat. Où libre à vous de résilier vos contrats et d'en changer.
La mise en concurrence peut également être établie au travers d'un appel d'offre.
Vous pouvez également consulter des experts spécialisés dans la baisse des charges qui sauront vous orienter vers des entreprises avec lesquelles ils ont déjà travaillé ou avec lesquelles ils peuvent vous faire bénéficier automatiquement de tarifs préférentiels.
Sachez que lorsque vous choisissez un contrat, ce qui est le plus important, ce n'est pas celui qui est le moins cher, mais celui qui propose le meilleur rapport qualité / prix. Pour cela, les éléments suivants doivent être pris en compte :
- les éléments techniques du contrat (modalités des prestations et leur descriptif) ;
- les éléments économiques (prix, modalités de paiement, évolution) ;
- les éléments juridiques (durée du contrat, délais du préavis, conditions de résiliation, modalités des pénalités...).
SOLUTIONS RECOMMANDÉES
Signer un contrat détaillé
Pour éviter les mauvaises surprises, nous vous conseillons toujours de signer un contrat très détaillé, en effet, des imprécisions joueraient en votre défaveur. Ainsi, assurez-vous que soit mentionné :
- le descriptif des prestations incluses ;
- le détail des prix compris dans le forfait ;
- le détail des prix hors forfait ;
- le tarif de déplacement et le tarif horaire du professionnel, etc.
