Le syndic bénévole doit convoquer deux types d’assemblées générales :
- L’assemblée générale annuelle,
L’assemblée générale annuelle est celle pendant laquelle les comptes de l’année sont approuvés et le budget prévisionnel présenté. Différentes décisions y sont votées : travaux, contrats, choix du syndic, modification du règlement intérieur, élection des conseillers syndicaux etc.
- Les assemblées générales « spéciales» , dites aussi « exceptionnelles » ou « extraordinaires ».
Les assemblées générales exceptionnelles permettent de prendre toutes les décisions qui ne peuvent attendre l’Assemblée Générale annuelle suivante.
Préparation de l’Assemblée Générale
Le syndic bénévole doit préparer l’Assemblée Générale et les résolutions qui y seront votées.
L’ordre du jour de l’assemblée générale
Il doit être élaboré à l’avance. Il comprend :
- des éléments obligatoires : désignation du président de séance, approbation des comptes, vote du budget prévisionnel, vote du syndic etc.
- les votes concernant les travaux,
- les questions envoyées par les copropriétaires,
- les questions proposées par le conseil syndical,
- des informations qui ne nécessitent pas de vote.
La présentation des comptes
Les comptes de l’année écoulée sont envoyés aux copropriétaires avec la convocation à l’assemblée générale. Ils contiennent les éventuelles modifications réalisées suite au contrôle des comptes.
Le budget prévisionnel
Le budget prévisionnel de l’année en cours est présenté et réajusté en fonction des résultats de l’année précédente. Celui de l’année suivante est également évalué.
Convocation à l’Assemblée Générale
Convoquer les copropriétaires à l’Assemblée Générale nécessite de la part du syndic de respecter certaines règles précises afin de ne pas entacher d’invalidité les votes qui s’y tiendront.
Un formalisme à respecter
Le syndic bénévole doit envoyer à chaque copropriétaire une convocation à l’assemblée générale, accompagnée de l’ordre du jour.
L’envoi doit être réalisé a minima 21 jours francs avant la date de l’AG mais un délai supérieur est toujours préférable.
La convocation doit être envoyée par courrier recommandé avec accusé de réception ou être remise en main propre contre signature, ou encore par fax avec accusé de réception afin de pouvoir conserver la preuve de la régularité de la convocation à l’Assemblée Générale.
Des documents à joindre
Pour que les résolutions votées lors de l’assemblée générale soient valides, les documents nécessaires à la prise de décision doivent être joints à la convocation.
Ces documents sont énumérés par l’article 11 du décret du 17 mars 1967, notamment :
- L'état financier du syndicat des copropriétaires et son compte de gestion général ;
- Le projet du budget présenté avec le comparatif du dernier budget prévisionnel voté ;
- Les conditions essentielles du contrat ou, en cas d'appel à la concurrence, des contrats proposés, lorsque l'assemblée est appelée à approuver un contrat, un devis ou un marché ;
- Le ou les projets de contrat du syndic ;
- Le projet de règlement de copropriété ;
- etc.
D’autres documents peuvent être joints à la convocation, pour l’information des copropriétaires, dont :
- Les annexes au budget prévisionnel,
- L'état détaillé des sommes perçues par le syndic au titre de sa rémunération,
- L'avis rendu par le conseil syndical lorsque sa consultation est obligatoire,
- Le compte rendu de l'exécution de la mission du conseil syndical,
- le projet d'état individuel de répartition des comptes de chaque copropriétaire,
- etc.
Tenue de l’AG
Secrétariat, président et Bureau
En début d’assemblée générale, un Président de séance, un secrétaire ainsi que des scrutateurs chargés de comptabiliser les votes sont désignés.
Le Président et les scrutateurs sont désignés parmi les copropriétaires ou mandataires de ces derniers.
Le syndic bénévole ne peut pas être président de l’assemblée générale, en raison de l’interdiction stipulée par l’article 22 de la loi du 10 juillet 1965.
En revanche, il est de droit le secrétaire de séance, à moins que l’Assemblée Générale ne désigne quelqu’un d’autre. En tant que secrétaire, il tient la feuille de présence et rédige le PV.
Quelles décisions ?
Chaque résolution fait l’objet d’un vote.
Seules les questions inscrites à l’ordre du jour peuvent faire l’objet d’un vote et d’une décision, ce que précise l’article 13 du Décret n°67-223 du 17 mars 1967 pris pour l'application de la loi n° 65-557 du 10 juillet 1965 fixant le statut de la copropriété des immeubles bâtis :
« L'assemblée générale ne prend de décision valide que sur les questions inscrites à l'ordre du jour et dans la mesure où les notifications ont été faites conformément aux dispositions des articles 9 à 11-I. »
L’assemblée générale peut cependant examiner toute question qui n’est pas à l’ordre du jour, sans toutefois prendre de décision à ce sujet.
Selon le type de résolution, la majorité requise pour son adoption est différente :
- Majorité simple de l’article 24,
- La majorité absolue de l’article 25,
- La majorité des deux tiers de l’article 26,
- L’unanimité.
Vote et comptabilisation des voix
Pour adopter une résolution en Assemblée Générale des copropriétaires, le vote se déroule à main levée, les votes à bulletins secrets ou par correspondance étant interdits.
Les voix sont comptabilisées en fonction des tantièmes détenus par chaque copropriétaire.
Pour chaque vote, les résultats sont annoncés par le président de séance et noté sur le PV de l’AG par le syndic/secrétaire de séance.
Selon l’article 22 de la loi du 10 juillet 1965, tout copropriétaire peut se faire représenter en donnant pouvoir ou mandat à un mandant qui vote à sa place.
Bien qu’il soit lui- même copropriétaire, le syndic bénévole ne peut pas recevoir de mandat pour représenter un autre copropriétaire.
SOLUTIONS RECOMMANDÉES
PV d’assemblée
Après clôture de l’AG par le président de séance, le procès verbal de l’Assemblée Générale et la feuille de présence sont signés par le président, le syndic/secrétaire et les scrutateurs.
Le syndic doit ensuite envoyer le PV de l’Assemblée Générale à l’ensemble des copropriétaires dans les meilleurs délais et au plus tard dans les deux mois qui suivent l’Assemblée Générale.
Celui-ci pourra également être affiché dans les parties communes de la copropriété.
