Les rôles du conseil syndical de copropriété
Lorsque les copropriétaires ont des remarques à faire remonter en assemblée générale, ils peuvent s'adresser au syndic de copropriété ou au syndicat des copropriétaires. Le conseil syndical assure le rôle d'intermédiaire entre le syndic et les copropriétaires. Il s'agit d'une solution indispensable pour limiter le nombre d'interlocuteurs du syndic, notamment dans les très grandes copropriétés.
Lors de la consultation de documents relatifs à la copropriété, les copropriétaires peuvent également se tourner vers le conseil syndical pour leur faire part des erreurs découvertes dans les appels de charges, par exemple.
Le conseil syndical dispose de l'autorité nécessaire pour être concerté par le syndic de copropriété quant à l'établissement de l'ordre du jour, mais aussi :
- Examiner les documents relatifs à la copropriété (comptabilité, budget prévisionnel, répartition des charges, etc.) ;
- S'assurer de la bonne application par le syndic des décisions prises par les copropriétaires pendant les assemblées générales, etc.
Principe de fonctionnement du conseil syndical
Le règlement de copropriété fixe les règles de fonctionnement de la copropriété et, notamment, du conseil syndical. Une seule réunion du conseil syndical est obligatoire par an. Elle doit être mise en place avant la date de l’assemblée générale annuelle de la copropriété. Sachez toutefois qu’il est possible d’organiser une réunion du conseil syndical plus régulièrement. Pour optimiser le bon fonctionnement de la copropriété, nous vous conseillons de mettre en place une réunion du conseil syndical après chaque assemblée générale. Cela permet aux membres d’organiser les missions à mettre en place à la suite des débats des copropriétaires. Si au préalable de l’assemblée générale, le conseil syndical a pour rôle d’aider le syndic à établir l’ordre du jour et à établir le budget, le conseil syndical a la possibilité de se réunir autant de fois que les membres le souhaitent. Lors de ces réunions, le syndic de copropriété n’a pas besoin d’être convié. Il arrive parfois que les membres invitent un copropriétaire extérieur au conseil syndical lorsqu’il a connaissance d’un sujet qui doit être traité. Le conseil syndical peut également être assisté par des professionnels.
La rédaction du compte-rendu annuel du conseil syndical
Une fois par an, le conseil syndical doit rédiger un compte-rendu annuel de ses actions. Comme l’explique le Décret n° 2010-391 du 20 avril 2010, Article 7, il s’agit du « compte rendu de l'exécution de la mission du conseil syndical. » Ce compte-rendu annuel porte aussi le nom de : rapport moral du conseil syndical. Ce document doit être joint à la convocation et l’ordre du jour de l'assemblée générale correspondant à la réunion au cours de laquelle il sera question des actions menées par le conseil syndical au cours de l'année passée. Cette assemblée générale permet aux copropriétaires de vérifier les actions du conseil syndical.
Pourquoi un compte-rendu annuel est-il nécessaire ?
Le compte-rendu annuel du conseil syndical est un document permettant d’informer une fois par an les copropriétaires sur les changements au sein de la copropriété et les prises de décision importantes. En effet, le nombre de copropriétaires ne se rendant pas aux assemblées générales peut être important selon la taille de la copropriété, mais aussi selon le lieu de résidence principale des copropriétaires. Ainsi, il n’est pas rare que les copropriétaires n'appréhendent pas tous les sujets devant être traités au cours d’une année pour le bon fonctionnement de l’immeuble. Le compte-rendu annuel est une solution permettant de les informer sur l’état du bâtiment, sur les pannes survenues pendant l’année dans les parties communes, etc.
Le compte-rendu annuel du conseil syndical peut s’utiliser lorsqu’une décision importante doit être prise en assemblée générale, notamment pour que puisse être mesurée la nécessité de mettre en place des travaux de conservation de l’immeuble, par exemple, au vu des nombreuses réparations ayant été nécessaires sur les années passées.
Comment rédiger un compte-rendu annuel du conseil syndical ?
Si la loi n’exige aucun formalisme type pour la rédaction de ce compte-rendu annuel, le conseil syndical doit toutefois faire transparaître sa crédibilité au travers de ce rapport. En effet, l’objectif de ce document est de montrer de manière détaillée et concise les missions que le conseil syndical a mis en place au cours de l’année. En termes de contenu, le compte-rendu annuel du conseil syndical doit :
- faire le bilan de l’ensemble des actions engagées au cours de l’année passée ;
- expliquer les dépenses engagées par les copropriétaires pendant l’année à la demande du syndic de copropriété ;
- rappeler les échanges et réflexions mis en place selon les divers points abordés et les options retenues par le conseil syndical après délibération ;
- informer l’ensemble des copropriétaires sur l’avancement des projets de travaux de rénovation en cours ;
- expliquer les choix du conseil syndical et du syndic de copropriété ayant permis d’établir le budget prévisionnel ;
- permettre d’évoquer les problèmes résolus au cours de l’année passée ou à résoudre au cours de l’année à venir ;
- mentionner les objectifs que le conseil syndical se fixe pour les années à venir.
Pour faciliter l’écriture du compte-rendu annuel du conseil syndical, il est conseillé de prendre des notes au fur et à mesure de l’année. Il existe également des outils informatiques à destination des copropriétés permettant de faciliter cette prise de note.
SOLUTIONS RECOMMANDÉES
Loi et réglementation
La rédaction et la communication du compte-rendu annuel du conseil syndicale est obligatoire dans toutes les copropriétés (Décret n°2010-391 du 10 avril 2010). Il s’agit d’un rapport d’activité qui doit pouvoir être mis à la disposition des copropriétaires à tout moment. Le compte-rendu doit permettre de rendre compte de l’activité du conseil syndical sur l’année qu’il concerne. Il est conseillé de diffuser le compte-rendu à l’ensemble des copropriétaires au préalable de l’assemblée générale afin qu’ils puissent le consulter.
Comme l’explique l’Association des Responsables de Copropriété (ARC) : « Ce compte rendu d’activité du conseil syndical doit être fait par écrit et joint à la convocation de l’assemblée générale annuelle en application de l’article 11 du décret du 17 mars 1967 : ce compte-rendu est essentiel et sa rédaction ne doit pas être négligée. Il valorise l’action du conseil syndical. Il lui permet de faire connaître ses multiples actions et ses éventuelles difficultés notamment aux copropriétaires qui n’assistent pas aux assemblées générales. En outre, il oblige aussi tous les membres du conseil syndical à plus de rigueur. Même si le conseil syndical n’encourt pas de sanction s’il n’établit pas un compte rendu écrit, l’article 11 du décret du 17 mars 1967 le prévoit parmi les pièces jointes à la convocation à titre informatif. Nous conseillons de le faire avec une présentation formatée, claire et précise, pour ne rien oublier. Voici la trame que nous proposons d’adapter en fonction des différentes actions du conseil syndical au sein de la copropriété. »
