Un contrat pour déterminer les missions
Un contrat entre le syndic et le syndicat des copropriétaires permet de déterminer exactement son rôle et le contour de ses missions. La loi Alur a par ailleurs mis en place depuis 2015 un contrat type de syndic incluant les actes de gestion courante inclus dans un forfait et les prestations particulières pouvant faire l’objet de facturation complémentaire, permettant de mieux cerner le rôle et les prérogatives du syndic.
Si les différentes missions du syndic sont principalement énumérées à l’article 18 de la loi du 10 juillet 1965, cette liste n’est pas exhaustive. Certaines missions apparaissent également dans d’autres articles de la même loi ou ne sont pas mentionnées. On peut toutefois regrouper les missions qu’il poursuit en trois grandes catégories : la gestion administrative de la copropriété, la gestion comptable et financière et enfin la gestion technique, c’est à dire l’entretien et la conservation de l’immeuble.
La gestion administrative de la copropriété
Le syndic est le mandataire du syndicat des copropriétaires. A ce titre, il exécute les décisions que ce dernier prend lors des assemblées générales. Par ailleurs, c’est à lui que revient de faire respecter le règlement de copropriété par l’ensemble des copropriétaires.
Vie de la copropriété
Le syndic a la charge d’inscrire la copropriété au registre d'immatriculation et de réaliser une fiche synthétique mise à jour, obligation entré en vigueur au 1er janvier 2017.
Par ailleurs, il conserve l'ensemble des documents relatifs à la copropriété et tient à jour la liste de tous les copropriétaires.
Il tient également à jour le carnet d’entretien de l’immeuble et indique tous les travaux qui sont réalisés.
Assemblée générale
Le syndic a pour mission de convoquer les copropriétaires en assemblée générale au moins une fois par an.
Pour chaque assemble générale des copropriétaires, il prépare un ordre du jour en concertation avec le Conseil syndical. Il se charge d’envoyer les convocations à tous les copropriétaires et doit leur annexer tous les documents utiles aux prises de décisions des questions qui seront traitées, ainsi que tout document informatif. Il assure également le secrétariat de séances des assemblées générales et en établit un compte rendu détaillé.
Il doit également informer chaque copropriétaire des décisions prises par l’assemblée générale.
Mandataire
En tant que mandataire, le syndic représente le syndicat des copropriétaires en justice.
La gestion comptable et financière
Le syndic a l’obligation d’ouvrir un compte bancaire séparé pour la gestion de la copropriété. Toutefois, les petites copropriétés de moins de 16 lots peuvent déroger à ce principe à condition d’en prendre préalablement la décision en assemblée générale.
Tenue de la comptabilité
Le syndic s’occupe de la comptabilité du syndicat des copropriétaires. Il doit à ce titre être en mesure à tout moment de présenter les documents comptables au conseil syndical si celui-ci lui en fait la demande.
Budget prévisionnel et charges
Le syndic élabore le budget prévisionnel. Il procède aux appels de charge et en assure le recouvrement.
Il rend compte chaque année de sa gestion devant l’assemblée générale afin d’obtenir le quitus des copropriétaires.
Il soumet également au vote de l’assemblée générale la constitution de provision pour les travaux d’entretien des parties communes.
SOLUTIONS RECOMMANDÉES
La gestion technique de la copropriété : conservation et entretien de l'immeuble
Entretien et réparation
Le syndic assure l'entretien, la conservation et la sauvegarde de l'immeuble en faisant réaliser toutes les réparations courantes et les différents travaux votés préalablement par l’assemblée générale, mais aussi les travaux urgents, sans attendre une décision de l’assemblée générale.
Le syndic signe les contrats nécessaires au fonctionnement et à l’entretien de la copropriété : entretien de l’ascenseur, de la chaudière, nettoyage des parties communes, entretien du jardin, etc.
C'est également le syndic qui élabore et tient à jour le carnet d'entretien de l'immeuble.
Fonctionnement courant
Le syndic veille à l'approvisionnement en combustible, eau, électricité, gaz, etc. pour assurer le bon fonctionnement des parties communes de la copropriété.
Il souscrit les contrats d’assurance votés en assemblée générale, ou en cas de refus du syndicat des copropriétaires d’assurer l’immeuble, il peut souscrire un contrat d’office pour le compte de la copropriété.
Gestion du personnel
Les salariés de la copropriété sont les employés du syndicat des copropriétaires. Toutefois, c’est bien le syndic qui procède à leur embauche comme à leur licenciement mais aussi à la gestion de leurs congés, arrêts maladie ou maternité et à leur remplacement, ainsi qu’à l’établissement de leurs bulletins de salaires.
Il ne peut en revanche pas embaucher de salarié supplémentaire sans une décision de l’assemblée générale.
