Rappel sur l’assemblée générale
Avant d’entrer dans le vif du sujet sur le pouvoir en assemblée générale, il peut être bon de revenir sur ce qu’est véritablement cette assemblée. Il s’agit d’une réunion qui a lieu au minimum une fois par an, voire plus en cas de besoins spécifiques. Dans ce cas, une assemblée générale extraordinaire peut être convoquée.
Pour ce qui est de l’AG ordinaire, le syndic de copropriété se charge de réunir les copropriétaires en leur faisant parvenir une convocation pour se rendre à ladite instance. Cette réunion a pour vocation de prendre les décisions importantes concernant la vie de la copropriété mais aussi d’assurer une bonne gestion de l’immeuble.
Durant cette réunion, plusieurs sujets seront abordés. Ils devront d’ailleurs figurer sur l’ordre du jour qu’il faudra faire parvenir en amont, avec les convocations, aux copropriétaires.
Les thématiques engagées peuvent alors être :
- la définition du budget annuel
- la programmation des travaux
- les modifications du règlement de copropriété
- l’élection du syndic de copropriété
- les sujets autres, en lien avec la vie au sein du bâtiment
Pouvoir en assemblée générale : définition
Pour ce qui est du pouvoir en AG, toute personne possédant un lot au sein d’une copropriété fait partie intégrante du syndicat de cette dernière. Ceci est automatique. Cet organe de l’immeuble est en réalité une entité juridique composée de tous les copropriétaires.
Le fait de posséder un bien donne le droit à chaque copropriétaire de pouvoir s’exprimer sur la vie au sein de la collectivité, c’est-à-dire sur tous les sujets précédemment cités. Chacun dispose donc d’un pouvoir décisionnaire qu’il peut mettre en œuvre lors de l’AG.
Pourquoi donner son pouvoir en cas d’absence à l’AG ?
Parfois, en cas d’impossibilité d’assister à la réunion d’AG ordinaire ou extraordinaire, peu importe la raison de l’absence, chaque copropriétaire est en droit de mandater une tierce personne pour se rendre à sa place à la réunion. C’est en effet une des dispositions prévues par la loi du 10 juillet 1965.
Ainsi, le copropriétaire absent donne procuration de son pouvoir à la personne qu’il aura désignée au préalable. Cette dernière pourra alors s’exprimer et voter au nom du copropriétaire représenté.
De la même manière, la personne mandatée peut se présenter à l’élection du conseil syndical au nom de la personne qu’elle représente. Elle ne peut, en aucun cas, se faire élire à la place du mandant au conseil syndical. Seuls les copropriétaires ont ce droit ainsi que leurs époux, pacsés, ascendants ou descendants qui ne sont pas propriétaires du bien. Ceci est désormais possible grâce à l’ordonnance du 30 octobre 2019.
Il est important de se faire représenter au cours de cette instance car les décisions qui sont prises durant cette réunion peuvent impacter de façon plus ou moins importante chaque copropriétaire. De plus, si l’absentéisme est trop fort, le poids du vote ne serait pas représentatif. Il faut aussi souligner que certains sujets requièrent un vote à la majorité absolue comme les travaux de grande ampleur notamment. Ne pas se faire représenter en AG pourrait alors être préjudiciable dans une telle situation.
Donner procuration de son pouvoir en AG : les règles à respecter
Ainsi, en cas d’absence prévue lors de l’AG, il est tout à fait possible de donner procuration de son pouvoir. Néanmoins, pour ce faire, quelques formalismes sont à respecter. Ces différentes règles vous sont énumérées ci-contre et sont principalement issues de l’article 22 de la loi du 10 juillet 1965.
Qui peut être mandataire ?
Il faut savoir que le choix de la personne qui détiendra le mandat reste libre au copropriétaire. En effet, selon la loi du 10 juillet 1965, “le mandant peut désigner le mandataire de son choix”. Il faut cependant qu’il s’agisse d’une personne physique, qu’elle soit ou non copropriétaire de la structure.
Par exemple, pour un couple marié mais dont seul un des deux époux est propriétaire, un mandat sera nécessaire pour que l’époux non propriétaire puisse se rendre à l’AG en lieu et place de son conjoint ne pouvant se libérer pour y assister. Seuls les couples dont les 2 sont propriétaires du lot peuvent se rendre à la réunion sans devoir réaliser de délégation de pouvoir au préalable.
Pour les enfants ou encore les couples PACSés, il faudra impérativement effectuer cette demande.
Toutefois, quelques exceptions sont à noter. En effet, certaines personnes n’ont pas le droit d’avoir une délégation de pouvoir. Il est notamment question du syndic et ce, qu’il soit professionnel, bénévole ou coopératif. De la même manière, l’entourage du syndic est à exclure.
Il est notamment question :
- du conjoint, concubin ou partenaire de PACS du syndic
- de la famille directe du syndic, à savoir les parents et enfants
- de la famille directe du conjoint, concubin, partenaire de PACS du syndic
- des préposés au syndic, c’est-à-dire toutes les personnes pouvant avoir un lien hiérarchique avec le syndic
- la famille proche des préposés au syndic
- le gardien, concierge ou autres employés de l’immeuble
Quel est le nombre de pouvoirs par mandataire pour une AG ?
Pour ce qui est du nombre de pouvoirs par mandataire pour une assemblée générale, il est de 3. L’intérêt de la mise en place de cette limite repose sur le fait de pouvoir restreindre l’éventuelle influence que pourrait avoir un mandataire avec un nombre de pouvoir trop important. C’est la loi ELAN de 2018 qui a instauré cette règle.
Même si de telles situations restent rares, si cela arrive, le mandataire concerné par un nombre de pouvoirs supérieur à ce qui lui est autorisé, se verra alors contraint de déléguer les pouvoirs dont il ne peut avoir la charge, à une personne tierce.
Il faut toutefois savoir qu’une exception peut déroger à cette règle. Il est vrai que si l’ensemble des pouvoirs confiés au mandataire n’excède pas 10 % des votes, le mandataire est en droit de conserver ces pouvoirs, même s’il en a plus de 3.
Formalisme du mandat
Sur la forme, le mandat se doit de respecter quelques critères afin d’être recevable. En effet, même si la loi de 1965 n’instaure aucune obligation en la matière, la Cour de cassation a quant à elle statué sur le fait qu’un mandat devait impérativement être un écrit.
De plus, le document se doit d’être signé par le copropriétaire effectuant la demande mais aussi par la personne tierce, attestant ainsi son accord de le représenter en AG. Il doit également faire état de l'identité du mandataire. Pour faire une délégation de pouvoir, il est possible d’utiliser le document fourni avec la convocation ou bien de le rédiger sur une feuille libre.
Si le copropriétaire décide de faire lui-même le document, voici quelques informations qui devront y figurer :
- son nom, prénom et adresse
- le nom et prénom du mandataire
- le nom et l’adresse du syndic
- le date, l’heure et le lieu de l’AG
Consignes de vote en cas de délégation de pouvoir en AG
En cas de délégation de son pouvoir à un représentant, des consignes de votes doivent être respectées. En effet, le copropriétaire qui souhaite mandater une tierce personne pour lui confier son pouvoir est aussi en droit d’indiquer à cette personne ses souhaits de vote.
Dans ce cas, il suffit d’annoter pour ou contre à chaque point de l'ordre du jour nécessitant un vote. Lors de l’assemblée générale, il faudra alors remettre ce document au syndic, tout comme le document attestant de l’identité du mandataire.
Il est important de souligner qu’une personne de confiance doit être désignée pour ce rôle. En effet, même si des consignes de vote sont fournies par le copropriétaire à son représentant, rien n’oblige véritablement ce dernier à voter ce qui lui est indiqué. Il peut tout à fait aller à l’encontre des volontés du copropriétaire qu’il représente au sein de l’instance. Le syndic, tout comme le copropriétaire, n'ont aucun moyen d’agir sur un tel revirement de situation.
Concernant le vote, il est important de faire un point sur le pouvoir blanc. Il s’agit d’une option envisageable pour un mandant n’ayant pas trouver de personne pour le représenter. Dans ce cas, le mandataire est alors désigné d’office par le syndic. Bien souvent, cette mission est alors assurée par le président du conseil syndical, le président de séance ou encore par un conseiller syndical.
SOLUTIONS RECOMMANDÉES
Vote par correspondance ou pouvoir de représentation ?
Depuis l’arrêté du 2 juillet 2020, chaque convocation d’AG remise aux copropriétaires doit contenir un bulletin de vote par correspondance. Il s’agit d’une autre option envisageable en cas d’impossibilité de se rendre à la réunion. Plus concrètement, le vote par correspondance est un dispositif qui vise à voter avant la tenue de la réunion. Pour ce faire, la démarche est très simple car il suffit simplement de remplir le formulaire joint à la convocation afin de faire part de ses souhaits. Le document devra être daté et signé puis réceptionné au minimum 3 jours francs avant la date de réunion. Si ce délai n’est pas respecté, le vote ne sera pas recevable. Pour ce qui est de l’envoi, cela peut se faire par courrier recommandé au syndic ou bien par courrier électronique.
L’avantage principal de ce système est le respect des intentions de vote du copropriétaire absent. Toutefois, le vote étant effectué en amont de la tenue de la réunion, il est impératif de bien comprendre et maîtriser les sujets sur lesquels il faut donner son avis. De plus, le vote par correspondance ne permet pas de participer aux débats contrairement au pouvoir de représentation.
