Qu’est-ce que le formulaire de vote par correspondance ?
Les informations incontournables du formulaire de vote
Le vote par correspondance s'effectue généralement par un formulaire. Ce dernier se doit d’être conforme à l’arrêté du 2 juillet 2020 qui instaure sa mise en place. De ce fait, il est important que ce document dispose d’un certain nombre d'informations, à savoir :
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l’adresse de la copropriété ;
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le lieu, la date et l’horaire de la réunion de l’assemblée générale ;
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les modalités de retour du formulaire :
○ généralement, il faut renvoyer le document dûment complété directement à l’organisateur de l’AG, c’est-à-dire soit le syndic de copropriété, ou bien le président du conseil syndical, selon qui a souhaité tenir cette réunion ;
○ l’envoi est possible par voie postale ou bien par voie électronique. Dans ce cas, il faudra bien mentionner l’adresse postale et électronique sur le formulaire afin que le copropriétaire puisse renvoyer le document ;
○ la date butoir de la réception du document doit obligatoirement apparaître sur le formulaire.
Contenu du formulaire
Concernant le contenu même du formulaire, diverses informations doivent figurer. Sur la convocation doit ainsi se trouver l’ordre du jour qui prend la forme d’un tableau. Ce dernier est généralement décomposé en 5 colonnes afin d’identifier plusieurs paramètres. On retrouve donc :
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une colonne qui indique le thème du vote dont il est question ;
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le numéro et l’intitulé de la question. Les questions devront être notées dans l’ordre de la convocation ;
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3 colonnes pour inscrire le choix du vote, à savoir, “pour”, “contre” ou "abstention".
Déroulement d’un vote par correspondance
C’est la loi ELAN du 23 novembre 2018 qui autorise le vote par correspondance. En ce qui concerne le déroulement d’un vote par correspondance, si tel est le choix retenu par le copropriétaire, il se devra de remplir l’intégralité du formulaire. De ce fait, il faudra alors répondre à chaque question posée en cochant l’une des 3 cases possibles (pour, contre ou abstention). Si la réponse à une question est omise, elle sera alors considérée comme défaillante pour ce point.
Afin de faire valoir un vote par correspondance, il est indispensable de faire parvenir le formulaire au moins 3 jours francs avant la date présumée de l’assemblée générale. Comptez un jour supplémentaire si le dernier jour franc se trouve être un samedi, un dimanche ou encore un jour férié.
Notez que c’est la date de réception par l’organisateur qui fait foi et non pas la date d’envoi. Si le formulaire est renvoyé par voie postale, il faudra donc prendre en considération les délais des services postaux.
Si l’envoi se fait de façon dématérialisée, la date d’envoi correspondra à la date de réception. De la même manière, un envoi électronique devra se faire 3 jours francs avant la tenue de ladite assemblée.
Il faut savoir qu’un votant a le droit d’effectuer sa consultation par correspondance et, donc, d’envoyer son formulaire de réponse dans les temps impartis. Si, au dernier moment, il décide de se rendre physiquement à l’assemblée générale ou bien de déléguer à un autre copropriétaire son droit de vote, le formulaire peut être annulé et ne sera donc pas pris en considération.
Validité d’un vote par correspondance
Un vote est déterminé comme valide par le président de séance. Pour ce faire, divers critères en sus de la date de réception sont pris en considération. Le formulaire devra être :
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parfaitement lisible ;
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doté d’une signature en fin de document ;
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paraphé sur chacune des pages.
Dans cet esprit, le syndic ne peut donc pas :
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remplir un formulaire de vote par correspondance pour un copropriétaire ayant fait le choix de ne pas voter ;
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remplir un formulaire ayant été partiellement rempli par un participant ;
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réaliser des modifications sur les documents réceptionnés ;
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valider les formulaires qui n’ont pas été reçu dans les délais impartis ;
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évincer les formulaires réceptionnés dans les temps indiqués ;
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éliminer les formulaires présentant des ratures ou des annotations.
Vote par correspondance : ce qu’il faut savoir
Il est désormais prévu que chaque convocation à une assemblée générale soit accompagnée d’un formulaire de vote par correspondance.
Les participants faisant le choix d’un vote à distance devront tout de même figurer sur la feuille de présence lors de la tenue de la réunion. De plus, sur chacun des formulaires réceptionnés par l’organisateur de l’assemblée générale, devra figurer la date de réception du vote. Enfin, le procès-verbal de la réunion devra exposer le résultat du vote pour chacune des questions inscrites à l’ordre du jour en spécifiant :
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le nom des votants ;
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le résultat du vote (pour, contre, abstention, défaillance).
Dans quels cas opter pour un vote par correspondance ?
Le vote par correspondance a été mis en place à la suite de la période sanitaire que nous avons traversée. Ce moyen permet, même à distance, de pouvoir effectuer une consultation des participants même si l’assemblée n’est pas réunie en présentiel.
Ainsi, le vote par correspondance peut se réaliser dans divers cas de figure :
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lorsqu’un copropriétaire ne peut pas se rendre physiquement à la réunion d’AG ;
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lorsque le copropriétaire ne peut pas participer à la réunion par visioconférence ;
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en cas d’épisode extrême comme cela a récemment pu être le cas avec la crise sanitaire qui a frappé le monde entier.
Pourquoi effectuer une assemblée générale par correspondance ?
Il faut savoir que l’option de l’AG par correspondance est possible, mais ce ne doit pas être le premier choix du syndic dont la vocation est de favoriser le débat et donc, les réunions en présentiel.
Pour éviter l’abus de la pratique de réunion par correspondance, il faut tenir compte de quelques éléments :
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une AG par correspondance est possible uniquement lorsqu’une AG en visioconférence ne peut pas se tenir ;
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il est impératif d’avoir l’aval du conseil syndical.
Enfin, il faut savoir que ces dispositions sont en place jusqu’au 31 juillet 2022 seulement.
Selon l’article 22-2 de l’Ordonnance n°2020-304 du 25 mars 2020, le syndic est en droit de demander la tenue d’une AG par correspondance si la visio n’est pas possible ou si l’état d’urgence sanitaire le nécessite.
Quels sont les avantages et les inconvénients d’un vote par correspondance ?
Le principal atout du vote par correspondance est de pouvoir apporter son opinion en toute circonstance. Il permet notamment de pouvoir prendre part au vote quand il n’est pas possible de se libérer pour assister à l’assemblée générale.
Toutefois, ce type de pratique s’accompagne également de points négatifs. Le plus important est sans aucun doute le fait que l’absence d’une participation physique ne permet pas de prendre part aux débats et de pouvoir profiter des diverses explications pouvant être fournies par le syndic ou le conseil syndical alors que c’est la principale raison de participer à ce type de réunion.
SOLUTIONS RECOMMANDÉES
Les délais à connaître pour un vote par correspondance
Il peut être intéressant de rappeler quelques délais pour la tenue d’une assemblée générale et le vote par correspondance.
Entre la réception de la convocation et la tenue de la réunion, il est important que 21 jours francs séparent les deux dates.
Comme déjà énoncé, la réception des votes par correspondance est obligatoire, au minimum 3 jours francs avant la date de la réunion. Passé ce délai, les votes ne pourront pas être comptabilisés.
Une fois la réunion d’assemblée générale par correspondance terminée, le président de séance devra se rendre, sous huitaine, auprès du syndic afin de signer le procès-verbal. Le syndic dispose ensuite de 15 jours pour effectuer la diffusion de ce PV.
