Qu’est-ce qu’un carnet d’entretien pour une copropriété ?

Répertoriant nombre d’informations techniques portant sur le ou les immeubles d’une copropriété, le carnet d’entretien compile des éléments concernant les points suivants :

• maintenance des bâtiments ;

• travaux réalisés sur les infrastructures ;

• travaux en prévision sur les infrastructures.

 Un tel document est obligatoire et doit être mis en place par le syndic de copropriété. C’est ce dernier qui aura la responsabilité de le renseigner au fur et à mesure de manière à le tenir régulièrement à jour.

Si la question ne se pose pas en présence d’un seul immeuble, en cas de multiplicité des bâtiments, il sera possible de ne créer qu’un seul carnet d’entretien, mais ce dernier renfermera alors un chapitre par immeuble afin d’en simplifier la lecture.

Le carnet dématérialisé

Grâce à la forte démocratisation des documents numériques, il est possible d’opter pour la création et la tenue d’un carnet d’entretien dématérialisé.

Ce dernier devra alors être tenu à jour comme la version papier mais aura le grand avantage de pouvoir être transmis bien plus facilement, rapidement et à moindre frais.

Dans ce cas, il peut être placé sur l’extranet de la copropriété et rendu disponible à l’ensemble des copropriétaires qui peuvent ainsi prendre connaissance des travaux à venir et de consulter les contrats des prestataires en quelques clics.

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Défaut de carnet d’entretien : les risques encourus

Obligation légale depuis la parution au Journal officiel du décret du 30 mai 2001, la création et la tenue du carnet d’entretien d’un immeuble de copropriété engage la responsabilité du syndic en cas de défaut de réalisation de cette mission.

Un copropriétaire ou futur copropriétaire peut ainsi engager cette responsabilité dans différents cas de figure.

Par exemple, en présence d’un carnet n’étant pas correctement et régulièrement mis à jour, le syndicat des copropriétaires peut pointer ce non-respect. D’une part, il peut donc engager la responsabilité du syndic, une responsabilité d’ailleurs contractuelle. D’autre part, dans les cas les plus extrêmes, il peut être décidé, sur cet unique motif, de révoquer le syndic de copropriété.

Mais il peut également être question d’un futur acquéreur qui n’aurait pas pu accéder à ce carnet d’entretien, ou qui aurait reçu un document non mis à jour. Dans ce cas, la responsabilité délictuelle (et non plus contractuelle puisque le plaignant n’est pas lié par contrat au moment du non-respect) du syndic peut, cette fois, être engagée. Le syndic de copropriété devra alors répondre de son manquement face à ses obligations. Toutefois, il faudra que le plaignant soit en capacité d’apporter la preuve du préjudice subi. Il peut ainsi, mettre en exergue des frais engagés pour des travaux dont il n’a pas eu connaissance via le carnet d’entretien.

Dans de telles conditions, le syndic de copropriété peut être amené à devoir verser des dommages et intérêts afin de répondre de son manquement et réparer le ou les préjudices subis par le ou les plaignants.

Sachez que, quel que soit le type de syndic (professionnel, coopératif ou bénévole), la responsabilité peut être engagée.

Quelle est l’utilité d’un carnet d’entretien ?

Prendre connaissance du carnet d’entretien d’un immeuble de copropriété doit permettre de se faire une idée assez précise de la qualité de l’entretien réalisé sur la ou les infrastructures. Ce carnet comporte également les diagnostics techniques, amiante et plomb, qui ont dû être effectués à sa création.

Ainsi, ce type de document peut se révéler très utile dans le cas de la vente d’un ou plusieurs lots. En effet, la consultation de ce carnet permet de s’assurer que la copropriété fonctionne correctement, ainsi que sa maintenance. Cela se vérifie notamment par la présence des informations portant sur les travaux passés et futurs.

Dès lors, le futur acquéreur peut demander à consulter le carnet d’entretien. Il se tournera vers le propriétaire actuel, voire le syndic, sachant qu’une copie de ce carnet peut être transmise au copropriétaire. Les frais en lien avec la réalisation et la transmission de cette copie seront d’ailleurs à la charge du demandeur et doivent être précisés dans le contrat du syndic.

Mais une copie du carnet d’entretien doit, en outre, selon la loi Alur, être placée en annexe à la fois à la promesse de vente et aussi au contrat de vente final.

Les mentions obligatoires du carnet d’entretien

C’est le décret du 30 mai 2001, en application de la loi SRU (Solidarité et Renouvellement Urbain), qui précise les différents éléments devant obligatoirement apparaître dans le carnet d’entretien de la copropriété.

En voici les grands principes :

Des informations complémentaires peuvent ensuite être intégrées. C’est alors aux copropriétaires de demander à ce que certains points soient ajoutés sur le carnet d’entretien. Il faudra en passer par un vote à la majorité simple, lors d’une Assemblée Générale.

Parmi les mentions à intégrer, il peut y avoir des informations telles que des données portant sur les études techniques réalisées ou sur la construction de l'immeuble.