Les différentes possibilités d’Assemblée Générale à distance
Tout d’abord, il est à noter qu’il existe trois méthodes permettant de tenir correctement une Assemblée Générale de copropriété.
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Bien entendu, la plus courante est l’Assemblée Générale tenue en présentiel (ou Assemblée Générale physique). Dans ce cas, les participants se réunissent pour discuter des dossiers et pour voter. Mais parfois, dans des cas de force majeure comme le sont les situations de crise sanitaire, il devient difficile de les réunir si la jauge donnée par le Gouvernement est dépassée (cette jauge correspond au nombre de personnes pouvant se tenir dans une même pièce en adoptant des gestes barrières permettant de limiter la propagation d’un virus).
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Dans ce cas, la solution de l’Assemblée Générale tenue en distanciel devient une excellente alternative. Avec le développement des moyens de communication numérique, un grand nombre de possibilités se présente pour se réunir de manière dématérialisée, via les audioconférences et les visioconférences. Skype, Zoom, Teams, WhatsApp… sont autant de propositions pouvant être utilisées.
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La troisième option est celle de l’Assemblée Générale par correspondance. Il s’agit ici de prendre connaissance des éléments de la séance et de soumettre un vote par courrier. La seule AG par correspondance ne suffit toutefois pas et devra être complétée, a minima, par une AG en distanciel. Les votes doivent donc être transmis en amont de cette AG afin de pouvoir être pris en compte le jour J.
Les avantages de l’Assemblée Générale à distance
Parmi les avantages majeurs de l’Assemblée Générale à distance, il est possible de noter :
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la possibilité de contrecarrer une impossibilité matérielle d’organiser une séance en physique tout en préservant les droits des copropriétaires et en permettant leur prise de positions ;
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la possibilité, pour tous, de se prononcer, notamment les propriétaires-bailleurs qui ne peuvent pas toujours être présents ;
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l’observation des règles sanitaires en place en cas de crise épidémique sévère ;
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la protection des copropriétaires et du syndic qui n’auront alors pas à se mêler.
Quelles conditions réunir pour organiser une Assemblée Générale à distance ?
Afin de connaître les conditions données pour pouvoir réunir une AG à distance, il faut se pencher sur l’article 13 de l’Ordonnance du 20 mai 2020. En effet, ce dernier stipule les conditions devant être respectées. Sachant que, selon une période donnée relative à des circonstances particulières, si le fait que les statuts régissant la copropriété n’ont pas besoin de spécifier cette possibilité de réunion en distanciel, il faut cependant que ces statuts ne l’excluent pas.
Voici, donc, les grandes lignes des règles à observer dans ce cas :
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Eléments |
Ce que vous devez savoir |
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Le délai d’information
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Les copropriétaires convoqués dans le cadre de l’Assemblée Générale devront être informés, par tout moyen permettant de vérifier la bonne réception de cette information, que cette séance se tiendra en distanciel et de manière dématérialisée. Ainsi, cette information doit être transmise au moins 15 jours avant la date de la réunion.
Le syndic, en cas de contestation de cette forme d’Assemblée Générale, devra pouvoir démontrer que chaque participant a correctement été informé, et dans les temps impartis. Dès lors, le plus souvent, c’est la lettre recommandée avec accusé de réception qui sera utilisée. |
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Les règles de convocation d’assemblée générale
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Sur cette convocation, l’Assemblée Générale se tenant à distance, des informations précises seront données telles que :
○ recours à la visioconférence ou à l’audioconférence ○ il faudra également préciser le support retenu (Skype, Zoom, Teams, WhatsApp…)
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La tenue de l’assemblée générale
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Pour la bonne tenue de l’Assemblée Générale en distanciel, le support de la réunion dématérialisée retenu devra garantir les points suivants :
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Les autres règles |
○ L’ordonnance du 20 mai 2020 autorise, par ailleurs, un mandataire à détenir plus de trois pouvoirs. ○ Toutefois, il ne faut pas que le total des voix ainsi cumulées soit supérieur à 15 % des voix du syndicat de copropriétaires. ○ Il faudra donc s’en remettre à l’observation des millièmes et tantièmes détenus par chacun afin de déterminer leur quote-part respective. Ces données sont présentes dans le règlement de copropriété.
○ Lorsque les décisions sont uniquement prises par correspondance, les missions du président de séance sont alors assurées par un des conseillers de syndic, le président du conseil syndical ou un copropriétaire désigné par le syndic.
○ Elle est validée, certifiée exacte et signée par le président de séance.
○ Il est également signé par le président de séance, dans les huit jours suivant la séance. Il peut également, si cela est souhaité, être signé par les scrutateurs. |
