Quelles copropriétés sont concernées ?
Selon l’article L711-1 du CCH, les copropriétés devant se soumettre à l’obligation d’immatriculation sont celles à destination partielle ou totale d’habitation.
L’obligation concerne aussi bien les syndicats de copropriétaires déjà existants que toutes les nouvelles mises en copropriété à partir du 1er janvier 2017.
Quand procéder à l’immatriculation ?
Les copropriétés déjà existantes au 31 décembre 2016 doivent être immatriculées selon le calendrier suivant :
- le 31 décembre 2016 si elles comprennent plus de 200 lots ;
- le 31 décembre 2017 si elles comprennent plus de 50 lots ;
- le 31 décembre 2018 pour les toutes les autres.
Pour les nouvelles copropriétés depuis le 1er janvier 2017, l’immatriculation se fait dès la mise en copropriété.
Qui immatricule la copropriété ?
Les formalités liées à l’immatriculation de la copropriété sont en principe réalisées par le syndic, qu’il soit bénévole ou professionnel. Il peut également s’agir de l'ancien syndic à l'occasion du changement de représentant légal du syndicat ou encore du syndic provisoire lors de la constitution de la copropriété.
D’autres personnes peuvent être amenées à réaliser la déclaration :
- l’administrateur provisoire désigné par le TGI pour les copropriétés sans syndic,
- le mandataire ad hoc désigné dans le cadre d'une procédure d'alerte lorsque la copropriété est en difficulté.
Par ailleurs, selon l’article L711-4 du code de la construction et de l’habitation, en cas de mise en copropriété d'un immeuble ou lors de la vente d'un lot, c’est au notaire chargé de publier au fichier immobilier et au livre foncier l'état descriptif de division et le règlement de copropriété, de procéder à l'immatriculation du syndicat de copropriétaires.
Le notaire peut remplacer le syndic dans certaines situations : par exemple syndic non désigné ou syndic n’ayant pas réalisé de demande d’immatriculation après avoir été mis en demeure d’y procéder.
Comment procéder à l’immatriculation ?
L’immatriculation de la copropriété doit être faite de façon dématérialisée, en se connectant sur un site sécurisé dédié à cet effet : www.registre-coproprietes.gouv.fr
Le télédéclarant doit en premier lieu créer un compte, puis il peut renseigner les différentes informations qui lui sont demandées en vue d’immatriculer la copropriété. La saisie manuelle peut dans certains cas être remplacée par un interfaçage avec un logiciel de gestion.
Quelles données doivent être déclarées ?
Différents types d’informations doivent être renseignés par le télé déclarant lors de la procédure d’immatriculation au registre des copropriétés. Il s’agit :
- Des données pour identifier le syndicat des copropriétaires : nom de la copropriété, adresse, date de création, nombre de lots, leur nature, nom du syndic etc.
- Des données comptables et financières : exercice comptable, budget provisionnel, provisions pour travaux, dettes et impayés etc. ;
- Des données sur le bâti en fonction du carnet d’entretien et du diagnostic technique : nombre de bâtiments et leur étiquette énergétique, nombre d'ascenseurs, nature du système de chauffage, mais aussi l’existence d’arrêté(s) de péril ou d’injonction(s) de travaux éventuels ;
- Des informations sur les difficultés au sein de la copropriété, par exemple désignation d'un mandataire ad hoc ou d'un administrateur provisoire, mesures de sauvegarde, etc.
Numéro d’immatriculation
À l’issue de la déclaration en ligne, la copropriété obtient un numéro national qui l’identifie dans le registre. Ce numéro sera mentionné dans chaque acte de vente des lots de copropriété comme le prévoit l’article L711-5 du Code de la Construction et de l’Habitation : « Tout acte authentique de vente devant notaire relatif à un lot de copropriété comporte la mention du numéro d'immatriculation de la copropriété. «
Une mise à jour obligatoire du registre des copropriétés
Déclarer ne suffit pas. Pour être conforme à la nouvelle loi, le registre des copropriétés doit être mis à jour :
- chaque année, en ce concerne les données relatives à la gestion et aux comptes du syndicat des copropriétaires. La mise à jour doit alors avoir lieu dans les deux mois suivants l’assemblée générale d’approbation des comptes de l’exercice ;
- dès qu’une modification intervient dans les informations saisies en ligne, par exemple à l’occasion d’une procédure si la copropriété est en difficulté, ou à l’occasion d’un DPE et de nouvelles étiquettes énergétiques.
SOLUTIONS RECOMMANDÉES
Défaut d’immatriculation et sanction
Si le syndic ne s’acquitte pas de l’obligation de déclaration du syndicat des copropriétaires au registre des copropriétés, l’article L711-6 du CCH prévoit qu’ « un copropriétaire ou toute personne qui y a un intérêt peut mettre en demeure, par lettre recommandée avec demande d'avis de réception, le syndic d'y procéder. »
Par ailleurs, en l’absence d’immatriculation ou de mise à jour des données, le teneur du registre peut mettre en demeure le syndic. Sans réaction de sa part, il peut lui appliquer une astreinte. Celle-ci court à compter de la fin de la mise en demeure et jusqu'à la transmission des données ou leur mise à jour.
Elle ne peut être supérieure à 20 euros par lot et par semaine mais le syndic ne peut la refacturer au syndicat des copropriétaires, sauf s’il s’agit d’un syndic bénévole.
Enfin, le défaut d’immatriculation ou l’absence de mise à jour des données prive la copropriété de la possibilité de percevoir subventions de l'Etat, de ses établissements publics, des collectivités territoriales, de leurs groupements ou de leurs établissements publics.
