Le fonctionnement
Chaque copropriétaire possède un lot. Celui-ci se compose de partie(s) privative(s) ainsi que d’une quote-part des parties communes. Une organisation particulière doit être mise en place afin que certains points soient discutés de manière collective entre les différents copropriétaires et qu’une personne individuelle soit désignée de manière pérenne pour veiller à la réalisation des décisions prises.
La destination de l’immeuble
A chaque immeuble est donné une destination qui décrit son usage et est indiquée dans le règlement de copropriété. Celle-ci prend en compte la localisation de l’immeuble, son niveau de confort, son année de construction et ses caractéristiques. Pour que le bâtiment n’abrite que des logements, il lui sera alloué un usage exclusif d’habitation. Pour qu’il puisse également abriter des commerces ou des professions libérales, il faudra qu’une destination mixte soit prévue.
La destination de l’immeuble peut autoriser ou interdire la location ou la vente d’un lot en fonction du standing de l’immeuble. Elle peut également, dans le cas où un copropriétaire souhaiterait créer un duplex, être un enjeu, puisque assembler deux lots superposés peut engendrer un changement de destination. Il pourrait par exemple faire passer le bien en immeuble de grande hauteur (Cass. 3e civ. 13 sept. 2005).
L’immatriculation de la copropriété
La création du registre national d’identification des copropriétés par la loi ALUR (accès au logement et urbanisme rénové) vise à tenter de limiter l’habitat indigne et de prévoir l’endettement des copropriétés. La démarche d’immatriculation concerne les copropriétés à destination partielle ou totale d’habitation et doit être effectuée par le syndic de copropriété. Elle permet de rassembler des informations tant sur le plan technique que financier. Une mise à jour des informations doit être effectuée si nécessaire. Le notaire devra également renseigner le registre lors de la publication du règlement de copropriété, lors de la vente de lots, etc.
Toutes les copropriétés de plus de 50 lots devaient être immatriculées avant le 31 décembre 2017, toutes celles de moins de 50 lots devront l’être avant le 31 décembre 2018.
Les documents de la copropriété
Pour permettre le bon fonctionnement de la copropriété, un certain nombre de documents doivent obligatoirement être mis en place.
Le règlement de copropriété
Le règlement de copropriété doit obligatoirement être établi et observé par tous, c’est-à-dire, non pas seulement les copropriétaires, mais également les locataires des logements, dans le cas de copropriétaires-bailleurs. Il s’agit du texte de référence concernant la vie dans l’immeuble.
Le règlement de copropriété doit obligatoirement mentionner un certain nombre de points comme la désignation et la destination de l’immeuble, le détail des parties privatives et communes, leur répartition et leurs conditions de jouissance, la répartition des charges, etc. Les quote-parts y seront également inscrites, tout comme la description des lots, toutes les informations d’identification de l’immeuble, etc.
Un vote en assemblée générale permettra de modifier le règlement de copropriété à tout moment. Le délai de validité du règlement de copropriété est de 10 ans.
L’état descriptif de division
Ce document doit être annexé au règlement de copropriété. Le notaire se chargera de le publier à la conservation des hypothèques. Il s’agit d’un document technique où sont répertoriés les différents lots entre lesquels l’immeuble est partagé. Sont mentionnés, pour chaque lot, son numéro, sa description (nombre de pièces, taille, etc.), ainsi que la quote-part de parties communes qui lui est attribuée.
Le diagnostic technique de l’immeuble
Depuis le 1er janvier 2017, le diagnostic technique ou « diagnostic technique global (DTG) » des immeubles en copropriété fait partie des documents obligatoires pour tout bâtiment de plus de 10 ans mis en copropriété. Sont également concernés les immeubles visés par une procédure d’insalubrité.
C’est un document qui renseigne, les copropriétaires notamment, sur l’état général du bâtiment : sa solidité, l’état des canalisations, etc.
Le carnet d’entretien de l’immeuble
Le syndic de copropriété a notamment pour mission de tenir un carnet d’entretien de l’immeuble. Tout copropriétaire et potentiel acquéreur d’un lot peut le consulter. Une copropriété de plusieurs bâtiments sera composée d’un carnet d’entretien de plusieurs chapitres.
Y seront mentionnés : les références et dates de résiliation des contrats d’assurance, les dates auxquelles de gros travaux ont été réalisés, les références et dates de résiliation des contrats d’entretien et de maintenance des parties communes et équipements qui y sont présents, la date de réalisation de l’audit énergétique, etc.
L’assemblée générale peut demander à ce que des informations complémentaires soient mentionnées.
La fiche synthétique
Dès lors que la destination de l’immeuble est au moins partiellement prévue pour de l’habitation, le syndic de copropriété doit établir ce document pour y indiquer les informations financières et techniques correspondantes une fois par an.
La fiche synthétique peut être consultée à tout moment par les copropriétaires et futurs potentiels acquéreurs. Une pénalité financière forfaitaire automatique pourra venir pénaliser le syndic de copropriété s’il ne produit pas ce document ou ne le met pas à disposition des copropriétaires. Dans le pire des cas, il peut même s’agir d’un motif valable pour la révocation de son poste.
Le syndicat des copropriétaires
Il se compose de l’ensemble des copropriétaires de l’immeuble, sachant que la notion de copropriétaire détermine les personnes qui sont à la fois propriétaire de parties privatives au sein de l’immeuble et propriétaire des parties communes de celui-ci avec tous les autres propriétaires des autres lots. Ce sont eux qui disposeront du pouvoir décisionnel en copropriété lors des assemblées générales. Un syndicat des copropriétaires doit obligatoirement être mis en place afin de veiller à la bonne tenue du bâtiment.
Le syndic de copropriété
Le syndic de copropriété est à distinguer du syndicat des copropriétaires. Il représente l’ensemble des copropriétaires et exécute les décisions prises en assemblée générale. Ce sera notamment lui qui se chargera de signer les contrats de maintenance, d’entretien, d’assurances, etc., mais également de trouver les prestataires pour la réalisation de travaux.
Il possède une mission de gestion des parties communes et doit veiller à la conservation de l’immeuble.
Il existe des syndic de copropriété dont c’est le métier, ils gèrent alors différentes copropriétés. Dans des copropriétés de petites tailles, il arrive que le syndic soit tout simplement l’un des copropriétaires, on parle alors de syndic bénévole non professionnel. Le syndic professionnel dispose d’une carte professionnelle en gestion immobilière.
Un contrat de syndic est établi entre le syndicat de copropriété et le syndic afin de déterminer ses missions, sa rémunération, ses prestations variables et la durée de son contrat.
L’assemblée générale
Une assemblée générale ordinaire doit obligatoirement être organisée une fois par an. Il est toutefois possible d’organiser des assemblées générales extraordinaires à différents moments de l’année pour traiter de points urgents, par exemple.
C’est lors de ces réunions que des décisions sont prises. Le droit de vote de chaque copropriétaire est calculé en fonction du poids de ses tantièmes. Pour connaître le résultat des voix, il faut donc calculer le nombre de voix exprimées, mais également les tantièmes.
Les parties privatives
Chaque copropriétaire dispose d’un usage exclusif concernant sa ou ses parties privatives. Il s’agit notamment de l’intérieur des appartements, des places de parkings, des caves, etc.
Les parties communes
Elles sont à l’usage de tous les copropriétaires. Ainsi, l’extérieur des appartements constitue des parties privatives, il s’agit notamment des murs porteurs, de la façade du bâtiment, de l’extérieur de la porte d’entrée, etc. Les couloirs, les escaliers, les ascenseurs, le hall d’entrée, le jardin extérieur, les murs porteurs, les canalisations collectives, sont des éléments appartenant aux parties communes.
Les travaux
Tant que les travaux n’affectent pas les parties communes de l’immeuble, chaque copropriétaire est libre de mener à bien son propre projet sans avoir la nécessité de demander l’aval de l’assemblée générale. L’autorisation préalable des copropriétaires est nécessaire sur les parties communes lorsqu’elles sont touchées, il s’agira par exemple d’un changement de fenêtre, de balcon, de volets, puisque l’apparence extérieure de l’immeuble est généralement réglementée.
Tous travaux dans les parties communes se décident en assemblée générale, principalement à la demande du syndic de copropriété, il est toutefois possible à un ou plusieurs copropriétaires d’en faire la demande. Le syndic est alors obligé de mettre en place une assemblée générale pour que le point soit discuté. Les frais seront alors répartis entre tous les copropriétaires en fonction de leurs tantièmes dans la copropriété, ce sera cependant le syndic qui sera mandaté pour trouver des prestataires, suivre l’avancement des travaux, etc.
Les charges
C’est dans le règlement de copropriété que les tantièmes de chaque copropriétaire sont précisés. Ils se calculent en fonction de la taille du lot de chacun d’eux. Sont considérés comme charges communes : l’eau, l’électricité, les frais d’entretien des parties communes, les frais de gestion de la copropriété, le ravalement de la façade, les ascenseurs, le paiement des assurances, les réparations, les impôts locaux, l’installation de système de vidéo surveillance, etc.
Tous les lots sont concernés par l’ensemble de ces charges, certains peuvent toutefois être exempts de certaines charges. Par exemple, les habitants du rez-de-chaussée seront exemptés des charges liées à l’entretien de l’ascenseur.
SOLUTIONS RECOMMANDÉES
Résolution de problème en copropriété
Le syndic a le pouvoir de représenter la copropriété en justice, ainsi si un locataire ou un copropriétaire ne respecte pas le règlement de copropriété, le syndic de copropriété commencera par adresser une lettre recommandée au fautif. Si la situation ne change pas, il lui enverra une lettre de mise en demeure, qui pourra se terminer en poursuites judiciaires en cas de dernier recours.
