Pourquoi un carnet d’entretien ?
Le carnet d’entretien existait déjà avant 2004 mais il était souvent mal tenu et incomplet. Pour éviter de se retrouver avec des informations partielles ou avec un carnet vide, l’arrêté du 18 novembre 2004 a listé les informations obligatoires à inscrire dans le carnet et les documents devant lui être annexés.
L’ensemble des informations ainsi consignées permet de bénéficier d’un outil de suivi efficace aussi bien préventif que curatif.
Quelles informations doit-il contenir ?
Le carnet est mis à jour lors de chaque visite d’entretien ainsi que lors de chaque intervention de dépannage. Il permet ainsi de disposer d’un historique complet de toutes les opérations d’entretien sur les installations.
Les informations suivantes doivent être inscrites dans le carnet :
- Les références du contrat d'entretien ainsi que sa date d'échéance
- La date de la visite avec les heures d'arrivée et de départ
- Les noms et signatures des techniciens réalisant l’intervention
- La nature des interventions : entretien ou dépannage
Consignation des interventions
Le carnet d’entretien doit préciser :
- S’il s’agit d’une intervention d’entretien : les observations faites et les actions réalisées ;
- S’il s’agit d’un dépannage : les dates et les causes des incidents, les travaux effectués, ainsi que les modifications faites, les pièces changées
Consultation du carnet
Le carnet d'entretien doit être mis à la disposition du syndicat des copropriétaires de l’ascenseur sous la forme et dans un endroit précisés dans le contrat d'entretien.
Carnet sur support papier ou sous forme électronique ?
Les compte-rendus des interventions sont consignés dans le carnet d’entretien au fur et à mesure de leur déroulement. Le carnet peut être consulté par les copropriétaires. Pour cela il peut être présenté sous forme papier ou sous forme électronique ou encore les deux.
Si de plus en plus de prestataires proposent la version électronique, la forme physique peut être préférable dans la mesure où elle oblige les prestataires à le remplir sur place, sans actionner des systèmes de mesure automatiques.
Dans tous les cas, c’est la copropriété qui fait le choix de la forme sous laquelle le carnet d‘entretien est mis à la disposition des usagers.
SOLUTIONS RECOMMANDÉES
Rapport annuel d'activité
Il s’agit d’un rapport annuel élaboré à partir des informations contenues dans le carnet d’entretien de l’ascenseur. Le rapport fait apparaitre la liste complète des opérations de maintenance, les éléments ayant été réparés ou remplacés dans l’année.
