Modèle de procès-verbal d’une Assemblée Générale de copropriété
Procès-verbal tenu le …/…/… (précisez la date), à … (précisez le lieu), à … (précisez l’heure),
de l’Assemblée Générale des copropriétaires de l’immeuble situé … (précisez l’adresse).
Suite à la convocation dûment envoyée, par courrier recommandé avec accusé de réception, le …/…/… (précisez la date), par … (précisez nom et prénom), syndic de la copropriété désignée ci-dessus, mesdames et messieurs les copropriétaires se sont réunis le …/…/… (précisez la date), pour une Assemblée Générale.
Avant que ne débute l’Assemblée Générale, la feuille de présence a été émargée par l’ensemble des copropriétaires présents, ainsi que par les mandataires représentant des copropriétaires absents.
Etaient présents :
- Monsieur/madame … (précisez nom et prénom), représentant … (précisez) tantièmes,
- Monsieur/madame … (précisez nom et prénom), représentant … (précisez) tantièmes,
- etc.
Etaient représentés :
- Monsieur/madame … (précisez nom et prénom), par … (précisez nom et prénom), représentant … (précisez) tantièmes,
- Monsieur/madame … (précisez nom et prénom), par … (précisez nom et prénom), représentant … (précisez) tantièmes,
- etc.
Etaient absents et non représentés :
- Monsieur/madame … (précisez nom et prénom), représentant … (précisez) tantièmes,
- Monsieur/madame … (précisez nom et prénom), représentant … (précisez) tantièmes,
- etc.
Cette feuille de présence prouve que le total des tantièmes représentés lors de cette AG étaient donc de … (précisez), équivalent à … (précisez le nombre) voix.
Ouverture de la séance : sous la présidence de … (précisez nom et prénom), accompagné du syndic de copropriété … (précisez nom et prénom), désigné pour se charger des fonctions de secrétaire. Ils vérifient, signent et certifient l’exactitude de la feuille de présence.
Rappel de l’ordre du jour, qui figurait sur les convocations, par le président de la séance :
Question n°1 : … (précisez)
Question n°2 : … (précisez)
Etc.
Après un échange de discussions sur les questions posées, chaque résolution proposée est soumise à un vote.
Résolution n°1 : … (précisez)
Adoptée avec … (précisez nombre) voix favorables, … (précisez nombre) voix défavorables, et … (précisez nombre) abstentions.
Votes défavorables : … (précisez les noms des copropriétaires défavorables à cette résolution)
Résolution n°2 : … (précisez)
Adoptée avec … (précisez nombre) voix favorables, … (précisez nombre) voix défavorables, et … (précisez nombre) abstentions.
Votes défavorables : … (précisez les noms des copropriétaires défavorables à cette résolution)
Etc.
Fermeture de la séance : puisque l’ordre du jour était épuisé et que personne ne demandait plus la parole, la séance a été levée à … (précisez l’heure).
Noms, prénoms et signatures
du président de séance : …
du secrétaire de séance (syndic de copropriété) : …
du ou des scrutateurs : …
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Explication :
Quand utiliser ce procès-verbal ?
Un procès-verbal de ce type sert de compte-rendu, selon l’article 17 du décret n°67-223 du 17 mars 1967, c’est le syndic de copropriété qui est chargé de le rédiger à la fin d’une Assemblée Générale de copropriétaires, en tant que secrétaire de ladite assemblée. Doit y être mentionné : toutes les décisions prises lors de la séance. Un certain formalisme est nécessaire, puisque ce document engage l’ensemble de copropriétaires.
Quels sont les éléments indispensables pour que le procès-verbal d’une Assemblée Générale de copropriété soit valable ?
Pour être valable, doit être mentionné : la décision prise, le nombre de voix favorables, le nombre de voix défavorables, le nombre d'abstentions, et les noms des copropriétaires défavorables, pour toutes les questions inscrites à l’ordre du jour, ainsi que les réticences qui ont éventuellement été exprimées.
Le document doit ensuite être signé par le président de la séance, le syndic de copropriété, ainsi que le ou les scrutateurs.
Le procès-verbal est obligatoirement inscrit dans un registre, papier ou électronique, regroupant l’ensemble des procès-verbaux de la copropriété.
Dans un délai maximum de deux mois suivant la tenue de l’Assemblée Générale de copropriété, le procès-verbal doit être envoyé par courrier recommandé, avec accusé de réception, ou bien par courrier électronique, à l’ensemble des copropriétaires défavorables aux décisions prises, ainsi qu’à tous les copropriétaires absents. Pour les copropriétaires qui étaient présents et favorables, un envoi simple par courrier postal ou électronique est suffisant.
Annulation du procès-verbal et des décisions prises
Si l’un de ces critères ci-dessus n’est pas rempli, le procès-verbal, ainsi que l’ensemble des décisions prises lors de l’Assemblée Générale, peuvent être annulés. Le seul critère acceptable est l’absence des signatures du président, du secrétaire et du ou des scrutateurs, si l’un ou plusieurs des signataires étaient absents lors de la séance.
Les copropriétaires défavorables et absents sont en droit de contester une décision prise lors de l’Assemblée Générale. Pour cela, ils doivent exercer un recours devant le tribunal de grande instance.
