Le contrat d’entretien, qu’est-ce que c’est ?

Pour entretenir et nettoyer les parties communes d’une copropriété, le plus simple est, dans la majeure partie des cas, de faire appel à une société prestataire extérieure et de souscrire un contrat d’entretien avec un professionnel du nettoyage.

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A quoi sert ce contrat ?

Ce contrat est indispensable pour encadrer les besoins de la copropriété et fixer précisément les missions du professionnel, ainsi que son temps et sa fréquence d’intervention. Le nettoyage concerne uniquement les parties communes de la copropriété.

L’article 3 de la loi du 10 juillet 1965 définit les parties communes d’un bâtiment en copropriété :

« Dans le silence ou la contradiction des titres, sont réputées parties communes : le sol, les cours, les parcs et jardins, les voies d’accès ; le gros œuvre des bâtiments, les éléments d’équipement commun, y compris les parties de canalisations y afférentes qui traversent des locaux privatifs ; les coffres, gaines et têtes de cheminées ; les locaux des services communs ; les passages et corridors. »

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Qui est chargé d’être l’interlocuteur ?

Si l’entretien et le nettoyage de la copropriété sont un sujet abordé lors d’une assemblée générale de copropriétaires pour le choix du prestataire, c’est le syndic de la copropriété qui servira d’intermédiaire pour représenter les intérêts de l’ensemble des copropriétaires et occupants. En tant qu’interlocuteur, il est désigné dans un contrat d’entretien sous la dénomination de « CLIENT ».

Que doit-on mentionner dans ce contrat ?

Certaines informations doivent impérativement être présentes dans le contrat pour éviter tout litige ultérieur. Ainsi, il doit y être mentionné ce qui est considéré comme parties communes :

« Le contrat d’entretien a pour objet le nettoyage des parties communes à tous les copropriétaires de l’immeuble. En vertu de l’article 3 de la loi en date du 10 juillet 1965, les parties communes s’entendent comme celles “affectées à l’usage ou à l’utilité de tous les copropriétaires ou de plusieurs d’entre eux”. Les parties affectées à l’usage privé et exclusif d’un copropriétaire ne peuvent être considérées comme des parties communes. Elles sont donc exclues du champ d’application du présent contrat. »

La fréquence de nettoyage souhaitée (planning d’intervention), les moyens de préventions des risques, ainsi qu’un cahier des charges, le tarif, les moyens de paiement ainsi que les modalités de résiliation du contrat doivent également être mentionnés.

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Le paiement des frais d’entretien

Passer par un prestataire externe pour réaliser le nettoyage des parties communes permet d’obtenir des factures correspondant au travail effectué, indispensables pour justifier la répartition des charges communes entre tous les copropriétaires.

Lorsqu’un contrat de nettoyage est établi pour la réalisation du nettoyage des parties communes, c’est le syndic qui se charge du paiement du prestataire. C’est lui qui s’occupe de répartir ce coût en charges communes à payer par les copropriétaires ou par les locataires de leurs logements s’ils sont propriétaires non résidents.

En effet, les charges communes comprennent aussi bien le nettoyage des parties communes que la désinfection des poubelles, que l’entretien des espaces verts ou encore le nettoyage complet du parking.

Comment vérifier la conformité du travail ?

Il est toutefois nécessaire de procéder à des vérifications ponctuelles de la bonne réalisation du travail demandé, un état des lieux dont le syndic peut se charger avant et après l’intervention de nettoyage avec le prestataire.

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Que faire si la qualité de la prestation est insuffisante ?

Si les copropriétaires ou les habitants des logements considèrent que la qualité de la prestation est insuffisante vis-à-vis du contrat qui a été signé avec le prestataire extérieur, ils doivent se tourner vers le syndic qui joue le rôle d'intermédiaire entre eux et la société prestataire. Cela est également valable si les fréquences d’intervention ne correspondent pas à celles citées dans le contrat.

Pour cela, une lettre recommandée avec accusé de réception doit être envoyée au syndic de la copropriété. Dans le meilleur des cas, il est conseillé d’y joindre les copies de toutes preuves permettant de justifier cette qualité insuffisante (témoignage signé des habitants, photos, etc.).

Voici un exemple de contrat d’entretien pour le nettoyage d’une copropriété que vous pouvez utiliser en remplissant le document avec les informations personnelles correspondant à votre cas.

Modèle de contrat d’entretien pour un nettoyage de copropriété

Contrat de nettoyage entre les soussignés :

• D’une part :

………………… (précisez le nom et l’adresse complète de l’entreprise de nettoyage prestataire) immatriculée au registre du commerce sous le numéro d’immatriculation ………………… (précisez) représentée par : ………………… (précisez le nom et prénom de la personne représentant l’entreprise de nettoyage prestataire) …………………… (précisez sa fonction) ………………… (précisez son adresse électronique) ………………… (précisez son numéro de téléphone), ci-après désigné comme « le PRESTATAIRE».

• Et d’autre part :

………………… (précisez le nom de l’association des copropriétaires de la résidence) représentée par ………………… (précisez le nom du syndic de copropriété) ………………… (précisez l’adresse complète de l’immeuble) ………………… (précisez son adresse électronique) ………………… (précisez son numéro de téléphone), ci-après désigné comme « le CLIENT».

I – Stipulations générales

ARTICLE 1 – Champ d’application du présent contrat

Le présent contrat présente ci-dessous l’ensemble des modalités conclues entre le PRESTATAIRE et le CLIENT concernant l’entretien et le nettoyage des parties communes de l’immeuble ………………… (précisez le nom de l’immeuble) situé à ………………… (précisez l’adresse complète de l’immeuble).

Les parties communes à tous les copropriétaires de l’immeuble sont définies par l’article 3 de la loi du 10 juillet 1965 comme étant « les parties affectées à l'usage ou à l'utilité de tous les copropriétaires ou de plusieurs d'entre eux ».

Sont ainsi exclues du présent contrat, l’ensemble des parties privatives appartenant exclusivement à un copropriétaire.

ARTICLE 2 – Présentation de l’immeuble

L’immeuble concerné par le présent contrat, ………………… (précisez le nom de l’immeuble), a été construit en ………………… (précisez la date de construction de l’immeuble). D’une superficie totale de ………………… (précisez la superficie) m², l’immeuble se décompose en ………………… (précisez le nombre d’étages) étages accessibles par ………………… (précisez s’il y a des escaliers, des ascenseurs, etc.). La copropriété est actuellement partagée entre ………………… (précisez le nombre de copropriétaires) copropriétaires, sachant que l’immeuble est composé de ………………… (précisez le nombre d’appartements) logements distincts.

Les parties communes à l’ensemble des copropriétaires se composent de ………………… (listez l’ensemble des éléments : local pour les vélos, local pour la laverie, local pour la chaufferie, local pour les poubelles, caves, parking extérieur ou parking souterrain, jardin, etc.).

L’immeuble est équipé de ………………… (précisez le nombre d’entrées/sorties de l’immeuble) et est accessible depuis ………………… (précisez le ou les noms de rue permettant d’accéder à une ou aux différentes entrées de l’immeuble).

L’immeuble est actuellement ………………… (précisez l’état dans lequel se trouve l’immeuble : neuf / en bon état / ancien, etc.) et doit faire l’objet d’un entretien ………………… (précisez la fréquence : quotidien / hebdomadaire / mensuel, etc.).

ARTICLE 3 – Spécificités de la prestation

Par le présent contrat, le PRESTATAIRE est tenu de respecter les obligations de résultat définies dans les articles suivants et cela en ce qui concerne le niveau de prestation attendu, la fréquence de travail souhaitée, le cahier des charges établi, ainsi que les horaires d’intervention prévus.

ARTICLE 4 – Qualité de l’intervention

La société PRESTATAIRE s’engage à fournir les qualités de prestations de professionnels qualifiés pour ce genre d’intervention régulière. Le syndic de copropriété aura la possibilité de procéder à un état des lieux en la présence des personnes signant le présent contrat, c'est-à-dire lui-même en tant que CLIENT représentant l’ensemble de la copropriété ainsi que le PRESTATAIRE représentant l’entreprise proposant les services de nettoyage.

Ces états des lieux seront réalisés avant et après l’intervention de l’agent de service.

ARTICLE 5 – Obligation d’entretien

Le PRESTATAIRE s’engage à entretenir les éléments suivant :

•  ………………… (précisez, par exemple :
• les sols ;
• les portes et les poignées ;
• les vitres et les miroirs ;
• les sanitaires ;
• etc.)

Un ajustement temporaire au présent contrat pourra être effectué en cas de modification ponctuelle des surfaces à nettoyer (cela peut être le cas lors de travaux par exemple).

ARTICLE 6 – Réglementation

Le PRESTATAIRE fournit du matériel et des produits, à ses employés, qui ne doivent en aucun cas venir détériorer l’état du matériel et des installations du CLIENT.

De plus, la conformité aux réglementations en vigueur concernant la sécurité, l’hygiène, l’environnement ainsi que la récupération et l'élimination des déchets est impérative.

Le respect des réglementations en vigueur dans ce domaine-là est de l’entière responsabilité du PRESTATAIRE.

ARTICLE 7 – Le PRESTATAIRE

Le présent contrat est valable entre le CLIENT et le dirigeant de la société PRESTATAIRE. Si ce dernier change d’activité tout en restant au sein de la même société ou s’il la quitte, le CLIENT devra en être notifié par lettre recommandée avec accusé de réception. Ce document précisera l’accord express pour la poursuite de la prestation. Sans cela, le présent contrat n’aurait plus aucune valeur.

ARTICLE 8 – Le personnel du PRESTATAIRE

Le PRESTATAIRE reste le seul responsable du comportement et des agissements du personnel qu’il sélectionne lui-même pour la réalisation des tâches décrites dans le présent contrat.

Le personnel du PRESTATAIRE :

• portera une tenue irréprochable qui permettra, de plus, de l’identifier comme personne de la société prestataire ;
• auras accès à tout le matériel dont il aura besoin pour l’exécution de sa mission, cela lui sera confié par le PRESTATAIRE.

Dans ce contexte, le PRESTATAIRE s’engage à ne proposer que du personnel dont la moralité est impeccable.

En cas de problème avec un ou plusieurs agents, le CLIENT se réserve le droit d’exiger, de la part du PRESTATAIRE, un changement de personnel. Cela est valable en cas d’incapacité à réaliser le travail demandé, suite à une négligence ou à une faute professionnelle, au non-respect de règles de sécurité ou du règlement intérieur de l’établissement ou encore suite à une attitude irrespectueuse envers un ou plusieurs habitants de la copropriété.

Si de tels évènements venaient à se produire, le CLIENT en notifiera le PRESTATAIRE sous forme écrite.

ARTICLE 9 – Responsabilités

Le PRESTATAIRE se porte garant face à toute réclamation et à tout recours soumis au CLIENT concernant le présent contrat et s’engage d’endosser la charge des conséquences engendrées par les prestations réalisées.

Le PRESTATAIRE se tient responsable de plein droit envers le CLIENT mais aussi tous tiers ayant subi des dommages causés par le PRESTATAIRE ou ses employés, quelle qu’en soit la nature. Il en va de même concernant toutes personnes auxquelles le PRESTATAIRE ferait appel pour la réalisation ou l'assistance en lien avec une prestation du présent contrat.

Sont concernés les dommages survenant en cours d’intervention, et aussi après réalisation de la prestation mais ayant un lien direct avec celle-ci.

ARTICLE 10 – Assurances

Le PRESTATAIRE s’engage à souscrire aux assurances nécessaires pour la réalisation du contrat et s’engage à présenter une attestation d’assurance au CLIENT si celui-ci en fait la demande.

Le PRESTATAIRE détient l’entière responsabilité en cas de dommages non pris en charge par l’assurance et sera responsable des dédommagements financiers si de telles circonstances se déclenchaient.

ARTICLE 11 – Clause de confidentialité

Le PRESTATAIRE s’engage à respecter la confidentialité du CLIENT et à ne pas divulguer à des tiers toute information dont il pourrait prendre connaissance dans le cadre de son activité.

ARTICLE 12 – Sous-traitance de la prestation

Le PRESTATAIRE n’est pas autorisé à sous-traiter les prestations relatives à ce contrat, quel qu'en soit le motif, quelle qu’en soit la personne physique ou morale.

Le non-respect de cette clause entraînera la rupture du contrat sans que le PRESTATAIRE ne bénéficie d’indemnité ni de préavis.

II – Stipulations spécifiques

ARTICLE 1 – Description des prestations quotidiennes

Le PRESTATAIRE s’engage au quotidien à :

•  ………………… (précisez les parties communes faisant l'objet d'un entretien de haut niveau, par exemple :
• nettoyer l’entrée principale et le hall d’entrée du rez de chaussée à l’eau (sol, parois latérales, surfaces vitrées, des miroirs, plafond, extérieur et intérieur de la porte d’entrée, traces de doigts sur les parois vitrées) ;
• secouer le paillasson de l’entrée à l’extérieur ;
• nettoyer les paliers (sol, murs) ;
• nettoyer les couloirs et corridors de tous les étages de l’immeuble ;
• balayer la cour extérieure ;
• s’occuper du jardin extérieur ;
• etc.)

ARTICLE 2 – Description des prestations hebdomadaires

Le PRESTATAIRE s’engage une fois par semaine à :

•  ………………… (précisez, par exemple :
• épousseter les plinthes ;
• nettoyer les interrupteurs en respectant le Règlement Général sur les Installations Électriques ;
• sortir les poubelles ;
• nettoyer la cour ;
• nettoyer le trottoir devant l’immeuble ;
• nettoyer le parking ;
• dépoussiérer les radiateurs ;
• nettoyer les cages d’escalier (marches et contremarches, rampes, murs, intérieur et extérieur des portes) ;
• nettoyer l’ascenseur (sol, parois latérales, miroir, plafond, intérieur et extérieur de la porte) ;
• etc.)

ARTICLE 3 – Description des prestations mensuelles

Le PRESTATAIRE s’engage une fois par mois à :

•  ………………… (précisez, par exemple :
• cirer les parquets ;
• balayer les feuilles et détritus s’accumulant sur les trottoirs devant l’entrée de l’immeuble ;
• nettoyer le couloir donnant accès aux caves ;
• nettoyer les boîtes aux lettres, le sous-sol, le local à vélo ;
• nettoyer les locaux contenant les compteurs d’électricité, d’eau et la chaudière en respectant le Règlement Général sur les Installations Électriques ;
• etc.)

ARTICLE 4 – Prestations extraordinaires

Le PRESTATAIRE s’engage, de manière exceptionnelle à :

•  ………………… (précisez, par exemple :
• enlever des graffitis ;
• réaliser de petits travaux de maintenance et des réparations comme des retouches de peinture, le changement d’ampoules ;
• etc.)

En dehors des prestations ordinaires, en cas d’enneigement, le PRESTATAIRE se chargera d’ôter la neige présente devant l’entrée et sur le trottoir. Le PRESTATAIRE devra accumuler la neige au bord du trottoir sans encombrer le caniveau pour que l’écoulement de l’eau ne soit pas bouché. Du sel d'épandage devra ensuite être répandu sur les endroits où la neige a été ôtée.

C’est au syndic de la copropriété de fournir le sel d’épandage.

ARTICLE 5 – Description des prestations exclues du présent contrat

Le PRESTATAIRE n’est pas concerné par le nettoyage :

•  ………………… (précisez, par exemple :
• des parties privatives ;
• etc.)

ARTICLE 6 – Prévention des risques

L’entretien et le nettoyage des parties communes de la copropriété peuvent inclure certains produits nécessitant le port de masque et de gants par le PRESTATAIRE afin de prévenir de tous dangers liés à certains produits. C’est au PRESTATAIRE de s’occuper de sa propre sécurité envers ses produits. De plus, il s’engage à appliquer les règles de prévention et de sécurité nécessaires pour l’utilisation de certains produits.

Il est également fortement conseillé qu’il applique une crème protectrice après l’utilisation des produits dont il a besoin pour le nettoyage.

ARTICLE 7 – Horaires de travail

Les prestations quotidiennes représenteront une durée de ………………… (précisez le nombre d’heures).

Les prestations hebdomadaires représenteront une durée de ………………… (précisez le nombre d’heures).

Les prestations mensuelles représenteront une durée de ………………… (précisez le nombre d’heures).

ARTICLE 8 – Durée du contrat

Le présent contrat est valable pendant un an avec une prise d’effet à la date de signature. Il peut être renouvelé par tacite reconduction, à la seule exception d’une dénonciation par lettre recommandée avec accusé de réception qui devra alors être envoyée un mois avant la fin du présent contrat.

ARTICLE 9 – Modalités de résiliation du contrat

La résiliation du présent contrat est possible. Si le PRESTATAIRE ou le CLIENT n’exécute pas ses obligations contractuelles, un courrier recommandé avec accusé de réception sera envoyé à la partie défaillante pour mise en demeure. La résiliation du contrat sera ensuite effective au bout de 8 jours si celle-ci est restée sans réponse.

Après cette mise en demeure, si les prestations restent exécutées, le CLIENT a la possibilité de confier les prestations à une autre entreprise aux frais exclusifs du PRESTATAIRE du présent contrat.

ARTICLE 9 – Remplacement de l’agent d’entretien

Si l’agent d’entretien premièrement nommé par le PRESTATAIRE pour l’entretien de la copropriété venait à être suspecté de tentative de vol ou être accusé d’un vol réel ou de toute autre malversation ou agissement portant atteinte au CLIENT et aux copropriétaires et habitants de l’immeuble/résidence qu’il représente. Quel qu’en soit le degré de gravité, la société PRESTATAIRE s’engage à remplacer l’agent d’entretien concerné afin que les prestations précédemment explicitées soient réalisées.

Pour cela, le CLIENT devra en faire la demande écrite.

ARTICLE 10 – Facturation de la prestation

Le taux horaire brut de l’agent d’entretien (ou par agent d’entretien s’il y en a plusieurs) s'élèvera à ………………… (précisez le montant) euros.

L'entretien de l'immeuble sera facturé d’un montant de ………………… (précisez le montant) euros par ………………… (précisez : par mois / par trimestre / par an). La société PRESTATAIRE adressera les factures au CLIENT à chaque fin de mois, c’est-à-dire au nom de l'Association des Copropriétaires ………………… (précisez le nom de l’immeuble ou de la résidence), ………………… (précisez l’adresse complète).

ARTICLE 11 – Paiement de la prestation, fournitures et matériel

Le paiement s'effectuera par………………… (précisez : virement bancaire / chèque).

Le CLIENT fournira gratuitement l’électricité, l’éclairage et l’eau. La main d’oeuvre, ainsi que les produits et le matériel indispensables à la bonne réalisation des interventions devront, quant à eux, être fournis par le PRESTATAIRE.

Si les tarifs venaient à être renégociés entre le CLIENT et le PRESTATAIRE, un avenant au contrat sera mis en place.

ARTICLE 12 – Droits applicables

Le présent contrat est soumis au droit français. Pour tout litige découlant de l'exécution du présent contrat entre le CLIENT et le PRESTATAIRE, les tribunaux compétents pourront être saisis par l’une des deux parties.

Fait à ………………… (précisez le lieu),

le ………………… (précisez la date),

en double exemplaire.

Signatures précédées de la mention « lu et approuvé » :

                        Le CLIENT                                                       Le PRESTATAIRE

(Signature du sync de la copropriété)                (Signature du représentant de la société Prestataire)