La mise en concurrence du syndic en AG
L’intérêt de la mise en concurrence est de pousser les syndics à rester impliqués et actifs tout au long de leurs mandats. En effet, par le passé, il a pu être constaté que les syndics, sûrs d’être reconduits d’un contrat à un autre, tendaient à se relâcher au niveau de la gestion de la copropriété.
Ainsi, imposer cette pratique permet aux copropriétés non seulement de pouvoir bénéficier d’un service de qualité égale tout au long du ou des mandats du syndic, mais aussi de pouvoir mettre le sujet à l’ordre du jour sans susciter de réaction négative de la part du syndic en place, puisqu’il s’agit d’une obligation.
Bien évidemment, un autre avantage de la mise en concurrence est de pouvoir, au fil du temps, réduire les charges de copropriétés.
Mais, avant même de songer à faire une mise en concurrence de votre syndic, il est indispensable de réaliser quelques petits contrôles.
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Eléments à contrôler |
Explications |
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Durée du mandat du syndic en place |
Depuis la parution de l’ordonnance ELAN du 30 octobre 2019, la mise en concurrence des contrats de syndic est à réaliser lors de chaque AG (Assemblée Générale) intégrant une désignation de syndic dans les sujets mis à l’ordre du jour. Il est à noter qu’un contrat de syndic est généralement engagé pour une période de une à trois années. Ainsi, avant une mise en concurrence, vous devez vous assurer que le mandat de votre syndic actuel est proche de son terme. Toutefois, ce contrat peut aussi être résilié avant l’échéance finale si des manquements sont constatés. Ces manquements devront cependant constituer une faute grave qu’il vous faudra prouver, ce qui peut s’avérer très complexe. |
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Convocation à une AG |
Un autre élément important à ne pas négliger est que, pour lancer une telle mise en concurrence, il ne faut pas que vous ayez déjà reçu votre convocation à la prochaine AG de votre syndic de copropriété. En effet, pour permettre un changement de syndic, il est nécessaire de faire inscrire, au préalable, le sujet à l’ordre du jour de l’AG. Et ceci n’est plus possible une fois les convocations reçues. Si tel est le cas, il vous faudra patienter jusqu’à l’année suivante ou demander à réunir une AG extraordinaire. |
Les exceptions
Selon les directives énoncées par la loi du 10 juillet 1965, il existe deux cas possibles de dérogation.
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Cas de dérogation |
Explications |
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Décision prise en AG |
Le conseil syndical de la copropriété peut se voir exonéré de l’obligation de mise en concurrence de son syndic si l’AG précédent celle impliquant une mise en concurrence obligatoire vote à la majorité des voix de tous les copropriétaires une dérogation à cette règle. En effet, l’ordonnance du 30 octobre 2019 permet d’aborder ce sujet de dérogation lors d’une AG, même si ce dernier n’a pas été inscrit à l’ordre du jour de la séance. |
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Absence de conseil syndical |
Bien entendu, en l’absence de conseil syndical au sein de la copropriété, l’obligation n’est, de fait, pas applicable. Cependant, tout copropriétaire peut faire la demande de cette mise en concurrence en proposant d’étudier différentes offres lors d’une prochaine AG. |
L’inscription du sujet à l’ordre du jour de l’AG
Vous l’avez compris, pour pouvoir être étudiée en AG, la question de la mise en concurrence des contrats de syndic doit être intégrée, en amont, à l’ordre du jour.
Pour cela, il est nécessaire que la demande de mise à l’ordre du jour du sujet soit faite par le biais d’un courrier adressé au syndic, via une lettre recommandée avec accusé de réception. Ce courrier de demande devra, par ailleurs, être assorti des différentes offres retenues.
La recherche de nouveaux contrats de syndic
Lors d’une démarche de recherche de nouveaux contrats de syndic en vue d’une mise en concurrence, il peut être judicieux d’étudier, au préalable, les besoins effectifs de la copropriété. Une telle démarche permettra, ensuite, aux différents candidats, de vous proposer des offres clairement ciblées sur ces besoins.
Il faudra alors, avec ces éléments, se rapprocher des syndics envisagés afin d’obtenir des offres. Cette étape peut être relativement chronophage, il faut donc pouvoir y consacrer un minimum de temps.
Avant de les soumettre en AG, il sera également nécessaire d’étudier les offres reçues pour ne garder que les plus intéressantes. Cela implique une étape de comparaison détaillée, tant en termes de services que de prix. Notez qu’il faudra prêter une attention particulière aux prestations hors forfait qui généreront automatiquement une facturation complémentaire en cas d’utilisation.
Une fois le dossier étudié de près, il est possible de soumettre les offres retenues (idéalement une, voire deux) pour une proposition à la prochaine AG. N’oubliez alors pas de faire inscrire le sujet à l’ordre du jour de la séance visée.
Les votes en AG pour désigner un syndic
Concernant les votes en Assemblée Générale pour une mise en concurrence de votre syndic, les membres de l’assemblée devront se positionner afin de décider s’ils poursuivent avec le même syndic, qui se portera automatiquement candidat, ou s’ils se tournent vers un nouveau prestataire.
Après présentation et débats sur les contrats proposés, l’assemblée devra réaliser un vote. Ce dernier se fait à la majorité de l’article 25, à savoir à la majorité des voix du syndicat des copropriétaires.
Toutefois, s’il n’est pas possible de réunir cette majorité, le législateur permet alors de procéder à un vote à une majorité moindre. Il faudra tout de même que le projet de résolution soit en capacité de rassembler, a minima, un tiers des voix de la copropriété. Selon cette configuration, il faudra alors procéder à un second vote, cette fois à la majorité de l’art 24.
Si, à l’occasion de cette AG, il est finalement décidé de partir avec un nouveau syndic, le contrat prend effet de manière immédiate. En parallèle, le contrat du syndic précédemment en place prend fin, également de manière immédiate. Le syndic sortant aura ensuite un mois pour assurer la transmission de l’ensemble des dossiers (archives et documents en rapport avec la copropriété) et fonds disponibles vers le nouveau syndic. Il devra aussi lui remettre la situation de trésorerie. En outre, le solde des fonds après apurement des comptes, mais aussi l’état des comptes des copropriétaires et du syndicat de copropriété devront être, quant à eux, fournis dans les deux mois.
SOLUTIONS RECOMMANDÉES
Les sanctions en cas de non-respect de l’obligation de mise en concurrence du syndic
Si, depuis le début de cet article, il est question d’une obligation de mise en concurrence des contrats de syndic, il n’existe pour autant aucune sanction en cas de non-respect de cette dernière. En effet, toujours selon la loi ELAN du 30 octobre 2019, l’article 21 de la loi du 10 juillet 1965 stipule que “En vue de l'information de l'assemblée générale appelée à se prononcer sur la désignation d'un syndic professionnel et sans que cette formalité ne soit prescrite à peine d'irrégularité de la décision de désignation du syndic, le conseil syndical met en concurrence plusieurs projets de contrats de syndic, établis conformément au contrat type mentionné à l'article 18-1-A et accompagnés de la fiche d'information mentionnée au même article.”
