SOLUTIONS RECOMMANDÉES
Lettre type pour la mise en demeure de paiement des charges
Lettre recommandée avec accusé de réception ou courrier électronique
Nom et prénom du syndic
Ses coordonnées
Nom et prénom du copropriétaire concerné
Son adresse
Objet : mise en demeure de paiement des charges
Madame/Monsieur,
Je tiens à vous rappeler votre obligation, en tant que copropriétaire, à participer aux charges communes de votre copropriété, comme indiqué dans l’article 10 de la loi du 10 juillet 1965.
Je suis tenu de constater, qu’à ce jour, le montant de … (précisez le montant : en chiffres et en lettres) euros, correspondant au dernier décompte individuel de votre part de charges, pour lequel un premier courrier vous a été envoyé le … (précisez la date), et une lettre de relance vous a été envoyé le … (précisez la date), n’a pas été payé dans les délais prévus à cet effet.
Le paiement de vos charges aux dates prévues est très important pour la gestion de la copropriété. Il permet au syndicat de ne pas se retrouver en situation débitrice avec ses différents prestataires. Raison pour laquelle, je vous prie de bien vouloir me faire parvenir votre règlement par chèque, ou par un autre moyen, dans un délai de 30 jours, après quoi je me verrai dans l’obligation d’entamer des procédures auprès du tribunal.
Dans le cas où vous seriez, en ce moment, dans des difficultés financières passagères, je me tiens à votre disposition pour que nous trouvions rapidement une solution amiable d’étalement des paiements.
Je vous remercie par avance, et vous prie d’agréer, Madame/Monsieur, l'expression de mes sentiments distingués,
Fait à … (précisez),
Le … (précisez).
Signature :
Explications
Si un copropriétaire n’a pas payé ses charges communes dans les délais impartis, le syndic doit lancer une procédure de recouvrement des fonds dus par ledit copropriétaire. La même procédure est à mettre en place dans le cas d’impayés pour un appel de fonds destinés à des travaux communs au sein de la copropriété.
Première relance : pour un recouvrement amiable
Dans un premier temps, le syndic envoie une simple lettre en guise de relance de non-paiement des charges dues. Ce courrier doit mentionner la date à laquelle les charges auraient dû être payées, et prévenir le copropriétaire qu’une procédure de recouvrement des impayés devra être mise en place s’il persiste à ne pas s’acquitter de ce montant.
Mise en demeure
Dans le cas où le copropriétaire concerné ne procède pas au paiement après réception de la première relance, le syndic pourra lui envoyer un courrier de mise en demeure, sous la forme, cette fois-ci :
- d’une lettre recommandée avec accusé de réception ;
- d’un courrier électronique (si le syndic en a été notifié) ;
- d’un recours auprès d’un huissier.
Suite à cette mise en demeure, le copropriétaire doit payer ses charges impayées sous 30 jours, à partir :
- du lendemain du jour où la lettre recommandée a été présentée la première fois à son domicile ;
- du lendemain de l'envoi du courrier électronique.
Accord amiable et régularisation
Dans le cas où le copropriétaire défaillant serait dans des difficultés financières passagères, un accord amiable d’étalement du paiement de la somme due peut être trouvé avec le syndic, à la condition que le copropriétaire se manifeste dans le but de trouver une solution pour régulariser sa situation.
Dernier recours : faire appel à un juge
Dans le cas où le copropriétaire défaillant n’a pas effectué le paiement sous les 30 jours impartis et si aucun accord amiable n’a été mis en place, le syndic doit, en dernier recours, entamer des procédures auprès d’un juge. Il peut :
- entamer une procédure spécifique en référé ;
- entamer une procédure spécifique en injonction à payer ;
- saisir les tribunaux.
Le juge de proximité se charge des litiges inférieurs à 4.000 €. Le tribunal d’instance des litiges entre 4.000 et 10.000 €. Le tribunal de grande instance se charge des litiges supérieurs à 10.000 €.
Remboursement de la part du copropriétaire défaillant
Selon les cas, le copropriétaire défaillant peut être condamné :
- au remboursement de l’ensemble des charges impayées ;
- au versement d'intérêts de retard ;
- au versement d'indemnités complémentaires si une clause est prévue à cet effet par le règlement de copropriété.
Un juge peut réduire ses sanctions s’ils les trouvent trop sévères.
Délai de réclamation des sommes impayées
La réclamation des sommes impayées doit être effectuée dans un délai de 10 ans, après quoi la dette disparaît.
Saisie immobilière
En cas de saisie immobilière, le syndic a besoin de l’autorisation de l’assemblée générale pour poursuivre les démarches.
Risques de trésorerie
Le syndic doit réagir le plus rapidement possible en cas de charges communes impayées, puisque si le problème durait trop longtemps, ou si plusieurs copropriétaires venaient à ne pas payer leurs charges communes, la trésorerie de la copropriété pourrait vite être compromise.
Frais de procédure
Les frais de mise en demeure et de relance, ainsi que les éventuels frais d’huissier, engagés par le syndic, devront être payés par le copropriétaire défaillant.
Dans un souci d’équité, ou dans le cas où les difficultés financières du copropriétaire défaillant sont trop importantes, le tribunal peut prendre la décision de ne pas mettre ces frais de procédure à la charge dudit copropriétaire.
