Mme/M. (nom/prénom),

Demeurant (adresse),

Syndic de la copropriété sise (adresse),

A (adresse), le (date)

Mme/M. (nom et prénom du copropriétaire)

L'Assemblée Générale des copropriétaires de votre immeuble sis (adresse) se tiendra le (date), à (lieu), à (heure),

Elle délibérera sur l'ordre du jour tel que défini ci-après :

• Election du président de la séance du jour ;
• Election du ou des assesseurs ;
• Renouvellement ou élection du syndic ;
• Election des membres du conseil syndical ;
• Approbation des comptes annuels ou de l'exercice allant du ... au ... ;
• Présentation et vote du budget prévisionnel pour l’année à venir ou pour l'exercice allant du … au ... ;
• Approbation des travaux de ... ;
• Détermination des budgets de contrats et marchés nécessitant accord du conseil et mise en concurrence ;
• Quitus donné au syndic pour l’année écoulée ou pour l'exercice allant du ... au ... ;
• Autres points...

Si vous ne pouvez vous rendre disponible, il est recommandé de désigner un mandataire pour la bonne délibération de l’Assemblée Générale.

Veuillez agréer, (Madame/Monsieur -  nom du copropriétaire), l’expression de mes salutations distinguées.

Signature

Explications 

I - Convocation

L'article 7 du décret du 17 mars 1967 stipule que l'Assemblée Générale de copropriété se réunira, généralement sur la convocation du syndic, à une fréquence d’au moins une fois par an, fréquence qui pourra se multiplier selon ce que nécessite la bonne gestion de la copropriété. Cette assemblée se tiendra, en principe, sur la commune d’appartenance de cette copropriété.

La convocation sera remise en main propre (contre un récépissé) ou envoyée en LRAR au moins 21 jours avant la date d’AG, sous peine de nullité. Toutefois, il est possible de passer outre ce délai dans le cadre d’une AG devant se prononcer “à la majorité simple” ou si des travaux sont à prévoir en urgence.

Par ailleurs, soit un ou plusieurs copropriétaires (porteur d’¼ des voix au minimum sauf règlement de syndic particulier), soit le conseil syndical, peuvent faire une demande d’AG auprès du syndic, en l’accompagnant des questions soumises à l’ordre du jour.

Le syndic procèdera alors à la convocation dans les 8 jours. Dans le cas contraire, le président du conseil syndical se chargera en personne de cette convocation qui sera également notifiée au syndic.

Si ces procédures échouent, le Tribunal de Grande Instance pourra être saisi par tout copropriétaire. Ce dernier fera alors une demande de nomination d’un mandataire ou d’un copropriétaire afin de d’effectuer la convocation.

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II - Obligations

Vous devez veiller à préciser certaines mentions comme le présente le modèle, à savoir date, heure, lieu de l’assemblée générale, ainsi que les questions qui seront portées à l’ordre du jour (voir ci-dessous), comme tout ce qui touche aux comptes et qui sera joint en annexe. Les justificatifs éventuels de charge devront aussi être tenus à disposition, au moins un jour ouvré, selon des modalités (lieu, date, horaire) à définir en annexe de la convocation. Seront aussi joints en annexes les documents nécessaires pour préparer la décision (devis, travaux, etc.).

L’ordre du jour préparé par le syndic doit être joint point par point. Si une question n’était pas prévue, elle ne pourrait être abordée qu’en questions diverses, sans possibilité de vote.

Les copropriétaires qui souhaitent ajouter des points à cet ordre du jour doivent donc le faire avant la convocation à cette assemblée générale s’ils veulent qu’ils soient votés.

Comme le définit l’ordre du jour proposé dans le courrier d’exemple, un président de séance (autre que le syndic lui-même) ainsi que, éventuellement, des assesseurs sont élus.

Une feuille de présence est remplie et sera annexée au compte rendu d’AG.

III - Modalités de contestation

Le PV de cette AG doit être remis par LRAR aux copropriétaires absents ou opposés à une décision, dans les 2 mois qui suivent cette AG, pour preuve de leur position, sous risque de contestation de ces décisions sur une période de 10 ans.

Si aucune contestation n’est effectuée durant le délai légal de 2 mois après soumission du procès-verbal de l’AG, l’ensemble des décisions, quelle qu’elles soient, acquièrent un caractère définitif. Les décisions ne seront pas non plus contestables de la part des abstentionnistes.

Sur ce délai légal, seuls les copropriétaires s’étant opposés, ayant dû quitter l’AG (une absence alors stipulée dans le PV) ou n’ayant pu assister à l’AG auront la possibilité de contester, par le biais d’un avocat auprès du Tribunal de Grande Instance, la ou les décisions prises, notamment pour des décisions en infraction de la loi ou allant contre l’intérêt de la collectivité. Si annulation, un nouveau vote peut cependant être effectué et entériner la première décision en respectant les obligations légales.

Ce délai de recours suspend la réalisation des travaux votés sans suspendre le paiement des charges en rapport.