Modèle type courrier d’appel de charges suite à une Assemblée Générale des copropriétaires
Nom et prénom du syndic
Son adresse
Son numéro de téléphone
Nom et adresse de la copropriété
Nom et prénom du copropriétaire destinataire de ce courrier
Son adresse
… / … / …, (précisez la date du courrier)
Objet : Appel de charges / Appel de fonds
Madame, Monsieur,
Je vous écris la présente lettre afin de vous transmettre le détail des charges / fonds du(e)s pour votre participation aux … (précisez la nature de ces charges : travaux ou dépenses non prévues dans le budget prévisionnel par exemple) :
Pour le lot : … (précisez le(s) numéro(s) du(/des) lot(s) concerné(s), ainsi que les tantièmes correspondants)
Type de charge due : … (précisez)
Budget de la période : … (précisez)
Votre quote-part : … (précisez le montant en euro)
Dont locatif : … (précisez le montant en euro)
Total des charges : … (précisez le montant en euro)
Je vous informe que la date limite de paiement pour ces charges est le : … / … / …, (précisez).
Je vous prie d'agréer, Madame, Monsieur, l'expression de mes sentiments distingués.
Fait à … (lieu),
Signature
Explications
I - Formalités
Pourquoi faire ce courrier ?
Un courrier d’appel de charges, ou d’appel de fonds, est utile pour le paiement des charges au sein d’une copropriété. Il facilite également la répartition et le règlement des factures pour des dépenses et des travaux qui ont été effectués dans ladite copropriété et qui n’étaient pas prévus dans le budget prévisionnel.
Ces courriers permettent la transmission des informations à l’ensemble des copropriétaires afin de limiter les litiges éventuels au moment du paiement des charges, ou des travaux.
Quand faire ce courrier ?
Suite à une Assemblée Générale entre copropriétaires, au cours de laquelle un vote a été effectué vis-à-vis des réparations nécessaires dans le bâtiment de copropriété, un calendrier des appels de charges, ou de fonds, a été validé.
Que faut-il mentionner dans ce courrier ?
Pour rédiger un courrier d’appel de charges, vous devez impérativement mentionner la date de l’Assemblée Générale à laquelle vous faites référence, de préciser la nature des charges, ou des travaux, ainsi que leur montant. La répartition de ce montant se fait selon les tantièmes de chaque copropriétaire. Vous devez impérativement mentionner la date limite pour le paiement.
II - Le paiement des charges
Le type de paiement des charges est au choix du syndic, parmi les suivants :
Les fonds de roulement
Il s’agit d’une avance permanente de trésorerie, dont s’acquitte le propriétaire au moment de l'achat de son lot. Elle permet de remédier aux imprévus et aux impayés. Son montant est défini dans le règlement de copropriété ou est voté lors d’une Assemblée Générale avec la majorité de plus deux tiers de voix : dans une limite obligatoire de ⅙ème du budget prévisionnel. Lorsqu’un copropriétaire vend son lot, cette avance permanente lui est remboursée.
Les provisions trimestrielles
Elles sont définies en fonction du budget prévisionnel, puis régularisées selon le budget réel nécessaire au paiement des charges. Le montant et l’échéancier de paiement peuvent être modifiés pendant une Assemblée Générale.
Les appels de charges
Ils sont effectués pour toutes les dépenses et les travaux qui n’étaient pas inclus au budget prévisionnel. Le montant et l’échéancier de paiement sont votés lors d’une Assemblée Générale. Un plan pluriannuel peut être réalisé pour les gros travaux.
Les appels de charges spéciales
Pour les travaux d'entretien et de conservation du bâtiment de copropriété ces provisions spéciales sont votées lors d’une Assemblée Générale une fois tous les trois ans en moyenne. Pour des travaux urgents, le syndic peut en faire la demande dans une limite obligatoire de ⅓ du devis.
III - Les sanctions en cas de non-paiement des charges dues
Si, à la date prévue par le courrier d’appel de charges, l’un des copropriétaires n’a pas versé sa part, une lettre recommandée lui sera adressée. Des intérêts de retard de paiement peuvent être ajoutés à la somme due par le copropriétaire, dans la limite prévue par la loi. C’est le syndicat des copropriétaires qui les perçoit.
L’Assemblée Générale, ou le règlement de copropriété, peut mentionner des pénalités nécessaires.
En cas de préjudice, le versement de dommages-intérêts peut être demandé en justice par le syndicat des copropriétaires.
IV - Les procédures de recouvrement
Tout copropriétaire doit payer ses charges : il s’agit d’une obligation d’ordre public. En cas de non-paiement par l’un des copropriétaires, le syndic s’occupe de toutes les procédures légales à mettre en œuvre pour le recouvrement des sommes dues auprès de ce copropriétaire. Le délai maximum pour effectuer ce recouvrement est de dix ans.
Si une démarche amiable avec ledit copropriétaire est trouvée, le syndic doit lui envoyer un courrier recommandé de mise en demeure.
Si une saisie immobilière s’avérait nécessaire, le syndic devra obtenir l’autorisation lors d’une Assemblée Générale.
V - Les frais de relance et de recouvrement des impayés
Selon les cas, les frais de relance ayant été nécessaires pour le recouvrement des charges / fonds impayé(e)s peuvent être mis à la charge du copropriétaire défaillant par le syndic.
VI - Quelques cas particuliers
Dans le cadre d’un bien faisant l’objet d’un démembrement, c’est alors l’usufruitier qui sera redevable des travaux en lien avec la jouissance de ce bien. Les grosses charges, quant à elles, seront imputables au nu-propriétaire.
Dans le cadre de l’indivision, les indivisaires sont uniquement responsables à hauteur de leur quote-part en termes de charge. Cependant, une clause peut-être prévue, soit par une décision prise en AG, soit au travers du règlement de copropriété, afin que les coïndivisaires soient solidaires. Attention toutefois, car une récente jurisprudence a considéré ce type de clause comme nulles et donc non écrites.
Lors d’un divorce, les montants impayés restent à la charge des deux personnes : elles sont solidairement responsables tant que les procédures ne sont pas finies.
SOLUTIONS RECOMMANDÉES
VII - Les garanties
Si le copropriétaire défaillant n’a toujours pas payé après un premier commandement de payer (demande de paiement réalisée par le syndic via un huissier de justice), le syndic est en droit de prendre une hypothèque sur le lot dudit copropriétaire.
Si le lot est vendu, le syndicat des copropriétaires est le créancier prioritaire sur tous les autres, pour les impayés de l’année en cours, ainsi que des deux années précédentes, liés aux charges et aux travaux.
