Le principe du syndic en ligne
Les syndics en ligne reposent tous sur le même principe de base : la dématérialisation des échanges. En effet ces derniers ne se font plus que par email, sms, téléphone, éventuellement courrier postal et visioconférence dans certains cas. Hormis cette particularité, le syndic en ligne doit, comme un syndic professionnel classique, disposer d’une assurance responsabilité civile professionnelle et d’une garantie financière.
Il s’occupe de la gestion de la copropriété à distance sans aucune présence physique sur place, pas même aux assemblées générales. Le recours aux services d’un syndic en ligne permet par ailleurs de disposer d’un espace en ligne dédié sécurisé dans lequel sont stockés l’ensemble des documents liés à la copropriété tels que les procès verbaux des assemblées générales, la comptabilité ou les relevés de comptes.
Le syndic en ligne nécessite l’implication d’un ou plusieurs copropriétaires qui puissent lui servir de correspondant dans la copropriété.
Pourquoi choisir un syndic en ligne ?
Les raisons pour se tourner vers un syndic en ligne sont nombreuses et sont propres au fonctionnement de chaque copropriété. Elles sont la plupart du temps liées aux avantages que présente cette solution :
- Un prix attractif
En raison de l’absence de présence physique, les syndics en ligne peuvent proposer des tarifs très concurrentiels. Pratiquant des honoraires au forfait, les prix des syndics en ligne sont presque 50% moins chers que ceux des syndics classiques, avec une fourchette qui peut varier de 80 à 100€ par lot en moyenne contre 130 à 200 euros par lot pour une solution classique. De grandes disparités existent par ailleurs entre Paris et la province et selon la taille de la copropriété.
Comme tout forfait, ce tarif ne comprend que les actes de gestion courante et tout problème particulier doit être géré en option.
- La facilité d’accès aux documents
La possibilité de consulter à tout moment tous les documents concernant l’immeuble et le fonctionnement de la copropriété dans un espace dédié rend la gestion très transparente et rassurante.
- La simplicité des relations
La dématérialisation des échanges simplifie les relations et les rend beaucoup plus rapides. Dans les cas où une présence peut se révéler nécessaire, par exemple lors de la tenue d’une assemblée générale un peu délicate, le recours à la visioconférence peut permettre de garder un lien avec une personne physique.
- L’impossibilité de trouver un syndic
Un grand nombre de syndics professionnels classiques refusent les copropriétés comprenant peu de lots qu’ils considèrent comme peu rentables. Le syndic en ligne offre à toutes ces petites copropriétés la possibilité de bénéficie de conseils professionnels à moindre frais.
Pour quelles copropriétés ?
La solution du syndic en ligne est spécialement adaptée aux copropriétés qui comprennent peu de lots, dont les copropriétaires veulent ou peuvent s’impliquer, ou encore en solution de soutien d’un syndic bénévole.
- Ø De petites copropriétés
Le syndic en ligne est la solution idéale pour les petites copropriétés de seulement quelques lots et qui n’emploient pas de salarié. Parfois dédaignées des syndics professionnels parce que peu rentables, elles trouvent dans le syndic en ligne une solution pratique et simple.
Dès que le nombre de lots devient plus important ou que la copropriété emploie des salariés, la solution devient sous-dimensionnée en raison de l’absence physique d’un gestionnaire.
- Ø Des copropriétaires impliqués et en bons termes
Pour fonctionner, la gestion via un syndic en ligne nécessite l’implication des copropriétaires qui peuvent ainsi réaliser des tâches sur place de vérification, contrôle, veille etc. Une bonne entente entre les copropriétaires est également souhaitable pour l’efficacité de ce type de solution.
- Ø Un soutien du syndic bénévole
Les services d’un syndic en ligne sont totalement compatibles avec le choix d’un syndic bénévole. Ce dernier trouvera ainsi dans la solution en ligne une palette d’outils qui lui permettront de gérer plus facilement la copropriété : accès à des bases documentaires, mise à disposition d‘un espace dédié pour les documents de la copropriété, personnes référentes pour les problèmes spécifiques etc.
Comment passer d’un syndic classique à un syndic en ligne ?
En définitive, la procédure pour choisir un syndic en ligne est la même que celle qui préside au choix d’un syndic classique.
A l’échéance du contrat du syndic, une assemblée générale des copropriétaires doit voter sa reconduction ou son remplacement par un autre prestataire.
Deux questions doivent être inscrites à l’ordre du jour de l’assemblée générale :
- Le renouvellement du mandat du syndic en place
- La nomination d ‘un nouveau syndic.
Par précaution, il est conseillé d’envoyer la demande d’ajout des questions au syndic en place en courrier recommandé avec avis de réception pour être sûr qu’il les rajoutera bien. Cette demande peut être faite par le conseil syndical ou un copropriétaire.
Plusieurs projets de contrat de syndic doivent être joints à la convocation à l’assemblée générale afin que chaque copropriétaire ait tous les éléments en main pour faire un choix éclairé. Cette mise en concurrence est par ailleurs obligatoire, même sans volonté réelle de changer de syndic, tous les 3 ans depuis la mise en place de la loi Macron, avec la possibilité toutefois d’y déroger par un vote de l’assemblée générale des copropriétaires à la majorité absolue de l’article 25. Ce vote doit cependant avoir lieu à l’assemblée générale précédente.
Le vote concernant le non renouvellement du syndic en place et celui concernant le syndic en ligne doivent obtenir la majorité absolue des voix de l’article 25, ou à défaut de majorité lors d’une seconde assemblée générale à la majorité simple de l’article 24, c’est à dire la majorité des copropriétaires présents ou représentés.
Passation des pouvoirs
Malgré l’absence de présence physique du syndic en ligne à l’assemblée générale, l’ancien syndic doit lui transmettre sous un mois les fonds disponibles et la situation de trésorerie, accompagnés de l’ensemble des documents de la copropriété et des archives, et sous trois mois l’état des comptes et l’apurement des fonds disponibles.
SOLUTIONS RECOMMANDÉES
Vie et fin du contrat
Le contrat entre le syndic en ligne et la copropriété possède une durée maximale de trois ans mais est souvent conclu pour une durée de 1 an, renouvelable.
Son renouvellement au delà de trois ans nécessite une mise en concurrence avec d’autres projets de contrats de syndic, sauf si l’assemblée générale précédente a décidé d’y déroger.
