Qu’est-ce qu’un syndic en ligne ?

Tout d’abord, il faut savoir qu’un syndic en ligne est un syndic professionnel dont la mission est de réaliser la gestion de la copropriété et d’en assurer l’administration, le tout en œuvrant à distance. A l’instar d’un syndic professionnel, le syndic en ligne est assorti d'une garantie financière et d’une assurance responsabilité civile professionnelle.

Pour mener à bien ses missions, et grâce aux progrès du numérique, des copropriétaires volontaires et le conseil syndical, en tant que relais, lui viennent en appui. Une répartition bien pensée des missions permet de limiter la venue d’un syndic professionnel sur place et ouvre sur des échanges plus simples.

Voici comment les rôles peuvent être répartis :

• les copropriétaires et le conseil syndical :

○       mise en place des assemblées générales ;

• le conseil syndical :

○       travaux dans la copropriété : recherche des prestataires, demandes de devis, suivi des travaux, réception des travaux ;

○       gestion des parties communes (avec l’aide d’un gestionnaire).

Au final, il est possible de considérer qu’un syndic en ligne se situe entre le syndic bénévole et le syndic professionnel. L’avantage majeur est la réduction conséquente des honoraires, mais aussi un appui accessible pour les plus petites copropriétés qui n’intéressent généralement pas les syndics professionnels.

Comment fonctionne un syndic en ligne ?

Un syndic en ligne peut assurer, à distance, toutes les missions pouvant être traitées de manière dématérialisée. Il ne se déplacera sur la copropriété que pour des cas particuliers et urgents. Pour le reste, il se tient à disposition par différents moyens tels que le mail, l’extranet et le téléphone. Dès lors, les actions à mener sur place seront assurées par le conseil syndical et les volontaires parmi les copropriétaires.

Dès lors, le syndic en ligne se charge des opérations suivantes :

• suivi administratif

• assurance de l’immeuble

• collecte des charges de copropriété

• recouvrement des impayés (avis de courrier et mise en demeure)

• aide à l’organisation d’assemblées générales (avec envoi des convocations et de l’ordre du jour) animées par le conseil syndical

• gestion financière et comptabilité

• supervision du compte bancaire

• rappel à l’ordre des copropriétaires ne respectant par le règlement de copropriété

Par ailleurs, un syndic en ligne doit impérativement proposer un système extranet dédié à la copropriété. Ce dernier sera alors doté à la fois d’informations permettant de guider les copropriétaires volontaires et le conseil syndical dans leurs missions, mais aussi d’outils pour y parvenir. Sur cette base en ligne, il est alors possible de consulter nombre de documents relatifs à la copropriété. Le panel de ces documents consultables est plus ou moins étendu selon que la personne qui consulte est un simple copropriétaire ou un membre du conseil syndical.

Combien coûte un syndic en ligne ?

En termes de coût, les copropriétaires faisant appel à des syndics en ligne réalisent clairement de belles économies. En moyenne, il faudra ainsi compter un budget de l’ordre de 80 à 100 € par lot et par an, avec des forfaits dégressifs au-delà de 6 lots (pour lesquels la facturation est comprise entre 400 et 600 € par an), quand un syndic professionnel en demande le double, voire jusqu’à quatre fois plus.

Une telle économie est possible grâce à un fait majeur, le syndic ne se déplace pas dans la copropriété, ce qui réduit drastiquement les frais et donc la facture finale. Mais cette baisse de prix est également due au fait que les acteurs de la copropriété s’impliquent bien plus, en prenant en charge les actions de terrain.

Toutefois, il faut rester attentif aux propositions car nombre de prestations peuvent être proposées en option et, donc, être facturées en sus. L’impact financier final peut alors se révéler assez conséquent. Pour éviter les mauvaises surprises, le décret du 26 mars 2015 propose un contrat type permettant de différencier, justement, les prestations incluses dans le forfait et celles en option. Ce contrat vient grandement simplifier la mise en concurrence des prestataires.

Parfaitement rodés au digital, les syndics en ligne, contrairement à certains syndics professionnels, proposent des services dématérialisés bien pensés. Par contre, il s’agit d’un service de type “low cost”. Cela signifie que, en cas de problème, il n’est pas prévu que le syndic se déplace, à moins de souscrire une option pouvant alors alourdir sérieusement le budget initial.

Pour quelles copropriétés ?

Ce sont principalement les copropriétés de petite taille qui sont visées par les syndics en ligne. En effet, ces derniers peuvent être efficaces pour des structures allant jusqu’à 29 lots, mais il est plutôt conseillé de se tourner vers un syndic professionnel à partir de 20 lots. En outre, le choix d’un tel syndic doit être bien réfléchi en amont car il ne pourra réellement bien fonctionner que dans une copropriété où chacun s’accorde (les problèmes de mésententes entre les différents copropriétaires pourraient créer de gros dysfonctionnements).

Moins onéreux qu’un syndic professionnel, les syndics en ligne permettent l’apport de compétences qui manquent souvent aux syndics bénévoles.

Par ailleurs, selon les propos tenus par Rachid Laaraj (Dirigeant et fondateur de Syneval), “si vous avez une chaufferie, un ascenseur, ou même une gardienne, le syndic en ligne peut s’avérer risqué. Une gardienne ne se gère pas à distance. Il y a nécessairement une relation humaine à entretenir”.

Il indique également que “si vous avez une copropriété située à Rennes, gérée par un syndic low cost dont le siège est à Marseille, il ne disposera pas d’un réseau de professionnels locaux. Il aura certainement des intervenants nationaux à vous recommander, mais le conseil syndical se retrouvera bien souvent en première ligne”.

Avantages et inconvénients des syndics en ligne