Plusieurs semaines avant qu’une assemblée générale soit tenue dans une copropriété, le syndic se charge de prévenir tous les copropriétaires par convocation. En cas d’absence de votre part à ladite date, vous avez toutefois la possibilité de vous faire représenter si vous le souhaitez. Pour cela il vous faut désigner un mandataire en suivant les bonnes procédures.
Modèle de mandat de représentation à une AG de copropriété
(Nom et prénom du copropriétaire absent lors de l’AG)
Copropriétaire de … (adresse de l’immeuble)
Objet : mandat de représentation pour la prochaine assemblée générale entre copropriétaires.
Madame, Monsieur,
Je soussigné(e) … (nom et prénom du mandant), habitant à l’adresse suivante : … (adresse de résidence du mandant), tiens à vous prévenir de mon absence impromptue à la prochaine assemblée générale entre copropriétaires, prévue le … (date), à … (heure), à … (lieu).
Pour représenter mes idées et mes intérêts, je nomme : Mme/ M. … (nom et prénom du mandataire), habitant à l’adresse suivante : … (adresse de résidence du mandataire) comme mandataire, et je lui délègue mon pouvoir ainsi que toutes les responsabilités qui me sont dues.
Dans le cas où Mme/M. … (nom et prénom du mandataire) serait dans l’impossibilité de se rendre à ladite assemblée générale, il désignera lui-même un nouveau mandataire.
Quant à l’ordre du jour de l’assemblée générale, je souhaite que soit voté en mon nom :
Pour : sur les questions n° ...
Contre : sur les questions n° ...
Abstention : sur les questions n° ...
Je vous prie d’accepter cette décision. Prise à … (lieu), le … (date)
Signature du mandant Signature du mandataire
précédée de la mention “bon pour pouvoir” précédée de la mention “accepté”
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Assemblée générale
A la convocation reçue sera obligatoirement joint l’ordre du jour de l’assemblée générale à laquelle vous ne pourrez pas assister. Cela vous permettra de prendre connaissance des sujets qui seront traités à cette occasion. Si les points mis au vote ce jour-là vous tiennent à coeur, vous pourrez utiliser votre voix.
Déléguer son droit de vote
La copropriété se compose de plusieurs copropriétaires ne possédant pas les mêmes tantièmes. Ainsi, le nombre de voix dont dispose un copropriétaire est défini par sa quote-part au sein de la copropriété. Il est possible de consulter cette information dans le règlement de copropriété.
L’importance de se faire représenter réside également dans le fait que certaines décisions ne peuvent être prises pour la seule raison qu’un nombre insuffisant de copropriétaires se sont présentés à l’assemblée générale.
L’article 22 de la loi du 10 juillet 1965 expose les règles à suivre en termes de délégation de droit de vote à un tiers et de mandat de représentation :
« Tout copropriétaire peut déléguer son droit de vote à un mandataire, que ce dernier soit ou non membre du syndicat. Chaque mandataire ne peut, à quelque titre que ce soit, recevoir plus de trois délégations de vote. Toutefois, un mandataire peut recevoir plus de trois délégations de vote si le total des voix dont il dispose lui-même et de celles de ses mandants n'excède pas 5 % des voix du syndicat. Le mandataire peut, en outre, recevoir plus de trois délégations de vote s'il participe à l'assemblée générale d'un syndicat principal et si tous ses mandants appartiennent à un même syndicat secondaire.
Le syndic, son conjoint, le partenaire lié à lui par un pacte civil de solidarité, et ses préposés ne peuvent présider l'assemblée ni recevoir mandat pour représenter un copropriétaire. »
Désigner un mandataire
En tant que copropriétaire absent, vous avez donc le droit de désigner un mandataire comme la loi citée ci-dessus l’indique. Il pourra ainsi voter en votre nom en assistant lui-même à ladite assemblée. Ce qui ne l’empêchera pas de voter, également, en son nom, s’il s’agit d’un autre copropriétaire.
Si une personne non autorisée par l’article de loi était désignée, le mandat se verrait annulé lors de l’assemblée générale.
○ Remise du mandat rempli
C’est au mandataire que vous remettrez le modèle de mandat ci-présent rempli. Au début de l’assemblée générale, il remettra le document lui donnant mandat au syndic de copropriété et le mentionnera dans la liste d’émargement.
○ Déroulement des votes
Pour chaque point voté, une fois les délibérations effectuées, le mandataire exprimera votre vote en fonction des intentions de vote dont vous lui avez fait part. Il est d’ailleurs possible de remplir un document annexe au mandat basé sur l’ordre du jour de l’assemblée générale. Le copropriétaire absent pourra ainsi y indiquer son avis favorable ou défavorable concernant les points qui seront votés.
SOLUTIONS RECOMMANDÉES
Le mandat blanc
Outre la désignation d’un mandataire, un copropriétaire absent peut également décider de donner un pouvoir en blanc. C’est l’alternative qui sera choisi lorsqu’une personne ne sait pas qui désigner. Dans une telle situation, le modèle de mandat est rempli sans donner pour autant de nom de personne mandatée. Le mandat est alors considéré comme blanc.
○ Remise du mandat rempli
Dans une telle situation, vous remettrez votre mandat au syndic de copropriété. Il se chargera de remettre le mandat blanc à l’un des copropriétaires présents lors de l’assemblée générale : au hasard. La seule condition sera toutefois que la personne désignée ne dispose pas de plus 3 mandats.
○ Déroulement des votes
Il est indispensable, pour vous, de fournir des consignes de vote avec un mandat blanc. En effet, si vous ne précisez pas vos intentions de vote, la personne mandatée pourra exprimer un vote en désaccord avec votre point de vue.
